Ballerup Kommune

Frit leverandørvalg vedrørende

personlig og praktisk hjælp

Vejledning og vilkår

 ghfghgfhfghf

Januar 2009

Kontraktens parter

Vejledning og vilkår omfatter kontraktindgåelsen mellem 

Ballerup Kommune

Rådhuset

Hold-an Vej 7

2750 Ballerup

i det følgende benævnt myndigheden og virksomheder eller enkeltpersoner, der er interesseret i og har forudsætningerne for at levere praktisk og personlig hjælp og/eller madservice til borgere, der er visiteret til hjælp. Sidstnævnte er i det følgende benævnt leverandøren.

Myndigheden kan kontaktes for yderligere oplysninger om frit leverandørvalg på ældreområdet ved henvendelse til hjemmeplejen 4477 3337 eller indkøbskoordinator Ilija Nechevski 4477 2604, hvis der er tale om forhold i forbindelse med godkendelse som leverandør. 

Endvidere kan oplysninger om Ballerup Kommune hentes via internettet på adressen www.ballerup.dk.

Baggrund

Regelsættet om frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v. er beskrevet i lov om social service af 26. september 2006, §§ 91 og 92.

Ifølge loven skal de kommunale myndigheder sørge for, at kvalificerede leverandører af personlig og praktisk hjælp får adgang til at levere denne hjælp. Med lovændringen skal modtagerne af personlig og praktisk hjælp kunne vælge mellem forskellige leverandører af hjælp. Det skal understreges, at begrebet leverandører dækker såvel kommunale som private leverandører. Madservice er ifølge Socialministeriets bekendtgørelse defineret som en del af praktisk hjælp.

Der skal stilles samme krav til kvalitet hos alle leverandører – kommunale såvel som private. Kvalitetskravene i form af primært kvalitetsstandarder skal bl.a. indeholde lovgivningsmæssige og kommunalpolitiske beslutninger til ældreplejen.

Desuden skal de kommunale myndigheder i henhold til § 91, stk. 4 offentliggøre såvel priskrav som kvalitetskrav til leverandørerne. De kommunale myndigheder skal herefter indgå kontrakt med alle leverandører, der opfylder disse krav, og som ønsker adgang til at tilbyde deres ydelser til hjemmehjælpsmodtagerne i kommunen.

Kontraktens formål

Myndigheden ønsker at etablere frit valg af leverandør af praktisk og personlig hjælp samt madservice til borgere i eget hjem, der er visiteret til hjælp.

Kontrakten med tilhørende bilag har til formål:

·         At sikre en forpligtende aftale mellem myndighed og leverandør om levering af de ydelser, kontrakten omfatter.

·         At beskrive og regulere parternes indbyrdes rettigheder og pligter.

·         At sikre, at den af borgeren valgte leverandør opfylder det af myndigheden fastlagte service- og kvalitetsniveau for ydelserne.

Tilgang og målgruppe

Ballerup Kommune anvender lovens ”godkendelsesbestemmelse”, hvilket betyder, at der ikke er tale om udbud i egentlig forstand. Markedet for levering af personlig og praktisk hjælp åbnes for interesserede leverandører, der kan dokumentere eller som minimum sandsynliggøre, at man er i stand til at leve op til det af kommunalbestyrelsen fastlagte serviceniveau.

Prisen for at levere ydelsen i Ballerup Kommunes regi er opgjort, og denne pris vil være gældende i 2008 for de virksomheder, der godkendes som leverandører til kommunen.

Friheden til at vælge leverandør omfatter alle borgere, der er visiteret til hjemmepleje i eget hjem. Antallet, sammensætningen og fordelingen af ydelser ændrer sig til stadighed.

Pr. 1. januar 2008 kan målgruppen for frit leverandørvalg beskrives således:

·         1643 borgere, der gennemsnitlig modtager 3,9 timers hjælp per uge.

·         988 borgere, der alene modtager praktisk hjælp.

·         655 borgere, der både modtager praktisk og personlig hjælp.

·         1146 borgere får normalt kun hjælp mandag til fredag inden for tidsrummet kl. 06.00-17.00, mens resten af borgerne også er visiteret til hjælp på andre tider af døgnet eller ugen.

·         I 2007 blev der i gennemsnit leveret 258 portioner mad i eget hjem pr. dag. Heraf var ca. 25 % diætmad.

Kontrakten indeholder ikke garanti for et minimum antal borgere eller en minimum leverance.

"Leverandørmaterialet"

”Leverandørmaterialet” består ud over nærværende vejledning og vilkår af:

·         Udkast til kontrakt

·         Beskrivelse af kommunes vedtagne kvalitetsstandarder for samtlige relevante ydelseskategorier.

·         Ballerup Kommunes priser for levering af personlig og praktisk hjælp, herunder madservice.

Kommunens kvalitetskrav i relation til ydelserne og krav til leverandører af praktisk og personlig hjælp vil sammen med de beregnede priser blive offentliggjort på en internetportal i regi af Socialministeriet, Institut for Pensions- og Ældrepolitik. Kravene og priserne fremgår endvidere af nærværende oplæg.

Ansøgning om godkendelse som leverandør

Ansøgning om godkendelse som leverandør af praktisk og personlig hjælp kan indsendes når som helst.

Ansøgningen skal være skrevet på dansk.

Den krævede erklæring fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal bestilles hos styrelsen for tilbudsgivers egen regning og skal vedlægges tilbuddet.

Den typiske proces består i:

·         Ansøger rekvirerer materiale og udarbejder ansøgning

·         Myndigheden behandler ansøgninger og svarer ansøgeren

·         Kontraktskitsen færdiggøres i dialog mellem myndighed og leverandør

·         Kontrakten træder i kraft

·         Myndigheden orienterer i forbindelse med visitation og revisitation borgeren om muligheden for at vælge leverandør. Samtidig orienteres om godkendte leverandører.

Forbehold for kontraktlige bestemmelser

Leverandøren er berettiget til at tage forbehold over for de enkelte bestemmelser i kontrakten. Alle forbehold skal være ledsaget af leverandørens skriftlige begrundelse.

I det omfang leverandøren ikke udtrykkeligt i anmodningen har taget forbehold over for de enkelte bestemmelser og herunder angiver, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser leverandøren vil indgå på, lægges til grund, at leverandøren har accepteret samtlige bestemmelser.

Myndigheden er ikke forpligtet til at acceptere eventuelle kontraktlige forbehold.

Disposition for anmodning om godkendelse

Ansøgere skal følge nedennævnte disposition:

1.      Præsentation af virksomheden

2.      Beskrivelse af anmodningens indhold og omfang

·         Hvilke ydelser, der er omfattet af anmodningen

·         Hvorvidt anmodningen for så vidt angår madservice omfatter både standard- og diætkost.

·         Hvilket leveringstidsrum anmodningen omfatter, herunder:

-         Mandag-fredag kl. 06.00-17.00

-         Andre tider end mandag-fredag kl. 06.00-17.00

-         Kl. 00.00-24.00 alle ugens 7 dage

3.      Detaljeret beskrivelse af virksomheden i forhold til:

·         Virksomhedens aktiviteter

·         Virksomhedens evne til at leve op til myndighedens krav til drift, resultater og dokumentation ifølge kontraktudkastet

·         De ønskede minimumsoplysninger

·         De kriterier, leverandøren vurderes i forhold til

4.      Forbehold i forhold til kontraktvilkårene

5.      Øvrige kommentarer

Forhandling

Den dialog, der forventes at foregå mellem myndigheden og leverandøren, er alene af opklarende art. Da der er tale om at åbne for flere leverandører inden for myndighedens ansvarsområde med uændret kvalitets- og prisniveau, er der reelt intet at forhandle om. Det indebærer, at leverandørens anmodning i princippet skal være udformet således, at myndigheden uden yderligere tiltag kan afvise eller godkende den pågældende som leverandør.

Minimumsoplysninger

Nedennævnte minimumsoplysninger skal være givet på en tilfredsstillende måde for overhovedet at komme i betragtning som leverandør.

 Godkendelseskriterier

Godkendelseskriterier er de endelige vurderingskriterier for de leverandører, der på tilfredsstillende måde har afgivet minimumsoplysningerne.

Delkriterium	Definition
Soliditet	Ved soliditet forstås i denne sammenhæng ansøgers økonomiske formåen.
Leveringssikkerhed	Ved leveringssikkerhed forstås i denne forbindelse ansøgers evne til kvalitativt, kvantitativt, tidsmæssigt og geografisk at imødekomme myndighedens krav og dokumentation heraf.
Værdisæt	Ved værdisæt forstås i denne sammenhæng de værdier, ansøger lægger til grund for sit arbejde.
Kvalitetsstyringssystem	Ved kvalitetsstyringssystem forstås ansøgers dokumentation af styringen af kvaliteten i leverancen.
Erfaring	Ved erfaring forstås i denne forbindelse ansøgers dokumenterede erfaring med levering af personlig og praktisk hjælp samt madservice.
Troværdighed	Ved troværdighed forstås i denne forbindelse ansøgers evne til at præsentere sin styrke og stabilitet i forhold til at virke som leverandør på ældreområdet i Ballerup Kommune.
Gennemsigtighed	Ved gennemsigtighed forstås i denne forbindelse ansøgers evne til at udarbejde en klar og gennemskuelig anmodning.

Prisen indgår ikke som kriterium, da den er givet i form af kommunens opgørelse af egen pris for de respektive ydelseskategorier.

Visitation til personlig og praktisk hjælp:

Ballerup Kommunes visitation kontaktes ved anmodning om hjælp, ved behov for ændring af hjælpen eller hvis den tildelte hjælp ikke leveres i overensstemmelse med afgørelsen.

Visitator kan kontaktes på tlf. 4477 6070, tast 1:

mandag, tirsdag, torsdag og fredag kl. 9.00 – 12.00

Bortset fra helligdage samt kommunens øvrige "lukke-dage".

Derudover kan der ske personlig henvendelse til Visitationen på adressen Baltorpvej 156, 1. Dette bør ligeledes ske i tidsrummet 9.00 - 12.00. Såfremt personlig henvendelse sker uden forudgående aftale, vil der kunne tales med den tilstedeværende telefonvagt.

Personlig og praktisk hjælp tildeles ud fra en individuel vurdering af den enkelte borgers behov og kan omfatte:

Hjælp og støtte i forbindelse med:

• Pleje og omsorg
• Rengøring
• Tøjvask
• Indkøb
• Madservice med levering

Visitationen kan ligeledes visitere til rehabiliterende indsatser.

Indsatsernes omfang er beskrevet i kvalitetsstandarderne for de enkelte indsatser. I forbindelse med indsatserne, kan der ydes træning med henblik på vedligeholdelse af færdigheder.

Særlige kompetencekrav

I forbindelse med visitation til personlig og praktisk hjælp til borgere med særlige behov, f.eks. demenssygdomme, misbrug og borgere med psykiatriske lidelser, stiller Ballerup Kommune krav til leverandøren om særlige uddannelsesmæssige eller erfaringsmæssige kvalifikationer og kompetencer til de medarbejdere, der skal varetage opgaverne.

Pleje af alvorligt syge og døende vil foregå under ledelse af og i et tæt samarbejde mellem den valgte leverandør og hjemmesygeplejerskerne i Ballerup Kommune.

Hjælpen ydes til:

Borgere med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer kan – midlertidigt eller varigt – få hjælp til følgende opgaver:

• Personlig hjælp til pleje og omsorg.
  Indsatsen ydes såfremt et hjælpemiddel ikke kan afhjælpe problemet.
• Praktisk hjælp i forbindelse med rengøring, tøjvask og indkøb.
  Indsatsen ydes, såfremt der ikke er en rask ægtefælle/samlever eller andre i husstanden, som kan varetage opgaven.
• Afløsning i forbindelse med pleje og omsorg.
  Indsatsen ydes til ægtefælle, forældre eller andre nærtstående pårørende, der passer en person med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne.
• Madservice.
  Indsatsen ydes, såfremt borgeren ikke selv er i stand til at lave mad, eller gå til nærmeste plejecenter eller pensionistcafé.
• Rehabiliterende indsats.
  Indsatsen ydes, såfremt borgeren forventes at kunne genvinde/fastholde sin funktionsevne.

Indsatserne ydes som hjælp og/eller støtte til de opgaver eller elementer af opgaverne, borgeren ikke selv kan udføre.

Visitationsbesøg

Ved anmodning om personlig og praktisk hjælp, aftaler visitator et besøg hos borgeren i eget hjem eller under indlæggelse. Pårørende/anden bisidder er velkommen til at være til stede ved hjemmebesøget. Visitator foretager en helhedsvurdering af borgeren og dennes husstand. De visiterede ydelser gennemgås overordnet i forhold til arbejdsmiljømæssige hensyn relateret til indsatsen (APV). Den valgte leverandør udarbejder den konkrete arbejdspladsvurdering.

Myndighedsafgørelsen

Visitator udfærdiger en skriftlig afgørelse, hvoraf fremgår:

• Hvad borgeren ønsker hjælp til.
• Resultatet af visitationen, det vil sige hvilken indsats, der er bevilget og hvilken der evt. gives afslag på.
• En begrundelse for tildelingen/afslaget herunder
  - en beskrivelse af den konkrete vurdering,
  - de oplysninger der er lagt vægt på
  - lovgrundlaget
• Borgerens synspunkter samt visitatorens kommentarer hertil.
• Regler og praksis, herunder de konkrete/præcise regler der er anvendt i denne afgørelse.
• Klagevejledning.
• Borgerens Bog udleveres og opbevares i borgerens hjem.
• Myndighedsafgørelsen tilsendes borger efter besøg.

Revurdering

Revurdering sker ved ændringer i borgerens behov – dog mindst én gang årligt. Ved revurdering vil visitator, sammen med borgeren, gennemgå de indsatser, der er visiteret til. Visitator vurderer om disse fortsat svarer til borgerens behov, eller om der skal ændres i tildelingen af indsatser.

Vejledning m.m.

I forbindelse med helhedsvurdering og revurdering vejleder visitator omkring andre relevante hjælpeforanstaltninger f.eks. fysisk genoptræning, aflastningsophold, daghjemsophold, samværsgrupper for hjemmeboende demente, hjælpemiddel-teamet og boligskifte. Visitator kan også være behjælpelig med ansøgninger/henvisning til disse foranstaltninger.

Kvalitet i udførelsen

Ballerup Kommune forudsætter, at leverandørerne, i enhver situation, efterlever følgende:

• Samarbejdet foregår med høflighed og hjælpsomhed fra begge parter.
• Samarbejdet bygger på dialog og gensidig respekt.
• Medarbejderne er fleksible således, at borgerens behov og ønsker bliver tilgodeset i størst mulig udstrækning på baggrund af afgørelsen.
• Ifølge kommunens personalepolitik kan der ikke kræves personale med bestemt køn, hudfarve eller religion.
• Leverandøren udviser ansvarlighed i sin udførelse. Den enkelte medarbejder observerer ændringer i borgerens behov eller andre forhold af betydning for borgerens tarv – og orienterer visitationen.
• Hjælpen ydes i samarbejde med borgeren efter princippet om ”hjælp til selvhjælp”. Hjælpen har et aktiverende sigte, således at der i videst muligt omfang, tilstræbes et aktivt liv og størst mulig oplevelse af at være selvhjulpen.
• Der kan i indsatserne indgå vejledning og undervisning således, at borgeren deltager aktivt i opgaverne, i det omfang den enkelte er i stand til det.
• Gældende principper for hygiejne overholdes under udførelsen.

Kvalitetsmål

Der er udarbejdet følgende kvalitetsmål for visitationspraksis samt indsatsens iværksættelse:

Visitation til personlig og praktisk hjælp:

• Ved anmodning om personlig hjælp, rehabiliterende indsats og madservice gennemføres hjemmebesøg indenfor 3 hverdage.
• Ved anmodning om praktisk hjælp gennemføres hjemmebesøg indenfor 5 hverdage.
• Er borgeren indlagt og er der behov for at iværksætte omfattende personlig og praktisk hjælp eller en væsentlig anden hjælp end før indlæggelsen, etableres en hospitalskonference før udskrivelsen.
• Ydelserne tildeles ud fra den enkelte borgeres behov.
• Afgørelser meddeles skriftligt.
• Borgeren har en kontaktperson hos myndigheden (visitator).

Indsatsens iværksættelse:

• Ved akut behov iværksættes hjælpen straks. Ved akut behov forstås opgaver, som er uopsættelige og basale.
• Den akutte hjælp leveres af den kommunale leverandør.
• Ved ikke akut behov iværksættes hjælpen indenfor de frister, der er angivet i kvalitetsstandarderne for de enkelte indsatser.

Leverancesikkerhed:

• Leverancen foregår i henhold til Visitationens afgørelse.
• Indsatsen aflyses ikke.

Revurdering:

• Revurdering sker ved ændrede behov hos borgeren, i dialog med leverandøren.
• For rehabiliteringsydelser udarbejdes mål for indsatsen og der foretages revurdering mindst hver 3. måned.
• Revurdering skal for alle øvrige ydelser finde sted mindst én gang årligt.
• Brugerundersøgelse ca. hvert 2. år.
• Leverandøren fører månedlig statistik over antal:
  - visiterede indsatser der ikke er leveret,
  - ydelser der er leveret uden at være visiterede,
  - omfanget af benyttelsen af ”fleksibel hjemmehjælp”,
  - ydelser, der i omfang afviger fra det visiterede. Ved afvigelser ud over bagatelgrænsen +/- 25 % over 4 uger, kontaktes visitator for revisitation.

Særlige forhold

Varig/midlertidig hjælp

Indsatsen kan ydes som midlertidig eller varig hjælp. Midlertidig hjælp forudsætter, at borgeren på sigt selv vil kunne varetage de opgaver, der ydes hjælp til.

Ved midlertidig hjælp opkræves et beløb pr. time, afhængig af husstandens indkomst. Varig hjælp er gratis.

APV

Når der ydes personlig og praktisk hjælp, er borgerens hjem medarbejderens arbejdsplads. Leverandøren skal derfor udføre en arbejdspladsvurdering (APV) i hjemmet i forbindelse med opstart af hjælp. Målet er, at opgaverne kan udføres uden risiko for medarbejdernes helbred. APV udføres på baggrund af gældende regler for arbejdsmiljø og medfører krav om:

• gode arbejdsredskaber
• milde og miljøvenlige rengøringsmidler
• éngangsvaskeklude til nedre toilette

APV kan stille krav om:

• hjælpemidler
• flytning af møbler/tæpper
• at hjælperen skal kunne komme til en seng fra begge sider.

Personlige hjælpemidler kan bevilges af Ballerup Kommunes hjælpemiddel-team. Hjælpemiddel-teamet kan træffes på telefon 4477 2000 mellem kl. 10.00 – 15.00. Leverandøren er ansvarlig for anskaffelse af værnemidler, som f.eks. handsker til personalet.

Adgang til hjemmet

Hvis borgeren ikke har mulighed for at åbne for medarbejderen, aftaler borgeren med den enkelte leverandør/visitator, hvordan der sikres adgang til hjemmet.

Tavshedspligt/oplysningspligt

Medarbejderne har tavshedspligt og en oplysningspligt, der forpligter medarbejderen til at videregive oplysninger om borgere til kolleger eller myndigheder, der er berettiget til at modtage oplysninger, jf. forvaltningslovens §§ 27 – 32.

Jf. ”Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område §§ 10 – 12”, har borgeren pligt til at medvirke til at få de oplysninger frem, som er nødvendige for at afgøre, om eller hvilken hjælp de er berettiget til. Ligeledes har en borger, der modtager hjælp, pligt til at oplyse kommunen om ændringer i sine forhold, der kan have betydning for hjælpen.

Myndigheden kan som led i sagsbehandlingen anmode om adgang til at indhente lægelige oplysninger.

ID

Medarbejderne medbringer altid et identitetskort med billede, som forevises på borgerens initiativ og altid i nye hjem. Leverandøren skal sikre, at der må indhentes oplysninger om medarbejdernes strafforhold.

Gaver, køb og salg

Medarbejderne må ikke modtage arv eller gaver fra borgerne og heller ikke låne penge eller genstande af borgerne. Køb og salg mellem borger og medarbejder må ikke finde sted.

Skader

Hvis medarbejderen er uheldig og kommer til at ødelægge ting i borgerens hjem, yder leverandøren erstatning. Der gives ikke erstatning, hvis skaden kan henføres til almindelig slitage.

Borgeren er ikke hjemme

Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt for levering af indsatsen og ikke har afgivet meddelelse herom, eller aflyser borgeren selv hjælpen, kan der ikke forventes erstatningshjælp for ydelsen.

Er der lavet en aftale mellem leverandør og borger og åbner borgeren ikke døren på det aftalte tidspunkt, skal medarbejderen sikre sig, at borgeren ikke ligger hjælpeløs i hjemmet. Dette gælder også ved levering af mad.

Har borgeren selv glemt at melde afbud til leverandøren, skal borgeren betale for evt. assistance af låsesmed.

Valgfrihed

Ballerup Kommune godkender og indgår kontrakt med enhver leverandør, der opfylder kommunens kvalitetskrav til leverandører af hjemmehjælpsydelser.

Valg af leverandør

I forbindelse med visitation til hjemmeplejens ydelser, skal borgeren afgøre, hvem der skal levere ydelserne. Borgeren får udleveret pjecer fra de godkendte leverandører. Borgeren kan frit vælge mellem de godkendte leverandører.

Borgeren har mulighed for at vælge flere leverandører til levering af de visiterede ydelser. Der kan vælges én leverandør indenfor hvert af følgende indsatsområder:

• personlig hjælp
• madlevering
• indkøb
• rengøring
• tøjvask

Leverandøren af personlig hjælp skal kunne levere hjælpen alle ugens dage, hele døgnet. Andre leverandører kan yde hjælp på bestemte tidspunkter, f.eks. hverdage.

Har borgeren ikke valgt leverandør inden 3 dage efter visitation, vil visitator følge op på dette og sikre sig, at det sker.

Visitator medbringer pjecer om de godkendte leverandører.

Hjælper udpeget af borgeren

Borgeren kan vælge at udpege en person til at udføre de visiterede opgaver. Denne skal godkendes af kommunen, som herefter indgår skriftlig aftale med den pågældende om omfang og indhold af opgaverne, leverancesikkerhed, betaling mv.

Erstatningshjælp

Ved svigt i leverancen af den tildelte hjælp, kontaktes leverandøren således, at ny aftale om leveringen af hjælpen kan træffes. Ved større svigt i leverancen kontaktes visitator.

Leverandørskift

Borgeren har mulighed for at skifte leverandør ved henvendelse til visitator. Leverandørskift kan ske en måned efter udgangen af den måned, hvori borgeren har anmodet om leverandørskifte.

Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan leverandørskift ske hurtigere end ovenstående.

Fleksibel hjemmehjælp

Borgere, der er visiteret til personlig og praktisk hjælp, har mulighed for at erstatte en visiteret indsats med andre indsatser. Medarbejderen vurderer i hvert enkelt tilfælde, i hvilket omfang det er forsvarligt at tilsidesætte den tildelte hjælp, helt eller delvist, til fordel for andre ønsker hos borgeren.

• En borger, der er bevilget både personlig og praktisk hjælp, kan bytte mellem personlig og praktisk hjælp.
• En borger, der alene er visiteret til praktisk hjælp, kan bytte til anden indsats indenfor praktisk hjælp.
• En borger kan vælge at bytte mellem personlig og praktisk hjælp, når borgeren har valgt samme leverandør til de to indsatskategorier.
• Indsatsernes omfang skal svare til omfanget af de visiterede indsatser og kunne varetages af det udførende personale.
• En visiteret indsats, der fravælges, kan ikke efterfølgende kræves leveret.
• Ved fravalg af den visiterede indsats 3 gange indenfor et kvartal, vil visitator foretage en revurdering for at sikre, at de visiterede ydelser tilgodeser borgerens aktuelle behov.
• Fravalg af en visiteret indsats noteres i borgerbogen og erstatningsindsatsen noteres.