Fredensborg-Humlebæk Kommune
Frit valg inden for personlig pleje og praktisk hjælp
Godkendelse af leverandører
Godkendelsesdokument
Fredensborg-Humlebæk kommune
Frit valg inden for personlig pleje og praktisk hjælp
Godkendelse af leverandører
Godkendelsesdokument
Indholdsfortegnelse
1 Indledning 6
1.1 Baggrund 6
1.2 Ydelsernes sammensætning og omfang 7
2 Godkendelsesprocedure 9
2.1 Godkendelsesform 9
2.2 Aflevering af anmodning og eventuelle spørgsmål 9
2.3 Kontraktgrundlag 11
2.4 Godkendelsesproceduren 11
3 Beskrivelse af Ældre-Sundhedsområdet 12
3.1 Fredensborg-Humlebæk Kommune 12
3.2 Ældre-Sundhedsafdelingen 12
4 Krav 14
4.1 Krav til leverandørens forhold 14
4.2 Kravspecifikation 15
5 Øvrige vilkår 21
5.1 Personalemæssige forhold 21
5.2 Retningslinier og procedurer 22
5.3 Særlige forhold 24
5.4 Kontraktmæssige vilkår 26
6 Prisforhold og betaling 30
6.1 Priser 30
6.2 Betalingsbetingelser 31
Bilagsfortegnelse
Bilag A Obligatorisk disposition for godkendelsesanmodning
Bilag B Standardkontrakt
Bilag C Kvalitetsstandarder
Bilag D Prisberegninger og beregningsgrundlaget
Bilag E Organisationsplan Ældre-Sundhedsområdet
Bilag F Eksempel på afgørelsesskema
Bilag G Kort over godkendelsesområder
Med Folketingets ændring af Lov om Social Service - indsættelsen af en ny § 75 - er der indført frit leverandørvalg af personlig og praktisk hjælp mv. Det indebærer en pligt for kommunerne til at godkende og indgå kontrakt med enhver leverandør, der opfylder de kvalitets- og prismæssige krav, som fastsættes og offentliggøres af kommunalbestyrelsen.
Dette dokument indeholder bl.a. en beskrivelse af de krav og vilkår, som private virksomheder skal leve op til for at opnå godkendelse som leverandør af personlig pleje og/eller praktisk hjælp til brugere i Fredensborg-Humlebæk Kommune.
Materialet er udtryk for Fredensborg-Humlebæk Kommunes krav og er rettet mod mulige private leverandører. Det skal understreges, at den kommunale leverandør (den kommunale hjemmepleje) skal efterleve de samme krav og vilkår.
Beboere i plejeboliger er ikke medtaget, da de ikke er omfattet af lovkravet om frit leverandørvalg.
Det skal yderligere bemærkes, at kommunen har valgt at lade hjemmesygeplejen være undtaget fra frit valgsordningen, jf. L 63 (2002) - Forslag til lov om ændring af lov om hjemmesygeplejerskeordninger (Indførelse af mulighed for privat hjemmesygepleje).
Godkendelse af leverandører af madservice sker i hovedtræk efter samme model, men godkendelsesmaterialet for madservice fremgår af særskilt godkendelsesmateriale.
Private leverandører kan godkendes til levering af henholdsvis
• Personlig pleje
• Praktisk hjælp
Nærværende dokument er opbygget på følgende måde:
Kapitel 1 giver indledningsvist nogle få baggrundsoplysninger, dels om baggrunden for godkendelsesprocessen, dels om ordningens sammensætning.
Kapitel 2 oplister de betingelser, der gælder for godkendelsesprocessen i form af godkendelsesprocedurerne, tidsfrister samt øvrige praktiske oplysninger
Kapitel 3 indeholder en kortfattet beskrivelse af den kommunale organisering samt en situationsbeskrivelse af, hvordan kommunen i dag løser de pågældende opgaver.
Kapitel 4 indeholder dels en oplistning af de krav, der stilles til virksomhedens forhold i form af økonomi mv., dels en specifikation af de krav, der stilles til opgavernes udførelse, herunder krav til, hvorledes de potentielle leverandører skal dokumentere, at de lever op til kravene.
I kapitel 5 redegøres der for de øvrige vilkår, der gælder for leverandørerne.
I kapitel 6 er forhold omkring priser og betalingsbetingelser beskrevet.
Endelig er der vedlagt bilag A-G.
Leverandørerne kan blive godkendt til at levere personlig pleje og/eller praktisk hjælp. Der gælder særlige krav for de forskellige ydelser, jf. de nærmere beskrivelser i kapitel 4 og 5 med tilhørende bilag.
Der er mulighed for at blive godkendt i tre kategorier, nemlig:
1 Personlig pleje, som omfatter følgende hovedområder:
• Personlig pleje
• Psykisk pleje og omsorg til brugere i eget hjem
• Medicingivning/medicinadministration
• Vedligeholdelsestræning
• Tilberedning og anretning af mad til brugere i eget hjem
2 Praktisk hjælp, som omfatter følgende hovedområder:
• Rengøring
• Indkøb
• Tøjvask
3 Personlig pleje og praktisk hjælp, som omfatter samtlige ovenstående opgavetyper
Fredensborg-Humlebæk Kommune vil indgå aftaler med nye leverandører én gang i kvartalet - første gang med kontraktstart 1. august 2003.
Den kvartårlige godkendelsesprocedure gælder også for potentielle leverandører, som i forvejen er godkendt af en anden kommune, idet Fredensborg-Humlebæk Kommune skal sikre sig, at de leverandører, som kommunen indgår aftale med, kan leve op til de krav, der er gældende for Fredensborg-Humlebæk Kommune.
Fredensborg-Humlebæk Kommune har indrykket annonce i lokale medier den 3. maj 2003.
Materialet er endvidere tilgængeligt på www.fritvalgsdatabasen.dk
Det skal understreges, at godkendelsesprocessen er at betragte som en tilbudsproces, hvor den afgivne anmodning er at betragte som et tilbud med de forpligtelser, der gælder ved en sædvanlig udbudsforretning.
De potentielle leverandørers anmodning om godkendelse skal have en vedståelsesfrist på 3 måneder gældende fra fristen for indlevering af anmodning.
Alle anmodninger om godkendelse og anden dokumentation skal sendes til eller afleveres på følgende adresse:
Fredensborg-Humlebæk Kommune
Ældre-Sundhedsafdelingen
Rådhuset
Tinghusvej 6
3480 Fredensborg
Mrk. "Anmodning om godkendelse - frit valg"
Anmodninger om godkendelse skal afleveres i 3 eksemplarer.
Alle leverandører, der anmoder om godkendelse, vil modtage skriftlig bekræftelse om den afgivne anmodnings modtagelse.
Fremover skal en leverandør, der ønsker at anmode om godkendelse, aflevere sin anmodning om godkendelse senest den anden måned i hvert kvartal med henblik på ikrafttrædelse første måned i efterfølgende kvartal.
Anmodningerne om godkendelse skal følge anvisningerne og dispositionen i bilag A. En elektronisk udgave vedlægges på diskette og er endvidere tilgængelig på Fredensborg-Humlebæk Kommunes hjemmeside. En elektronisk udgave kan også rekvireres ved mail til vis-enhed@fhkom.dk
Alle generelle henvendelser vedrørende spørgsmål til godkendelsesmaterialet og processen skal ske til:
Fredensborg-Humlebæk Kommune
Ældre-Sundhedsafdelingen
Rådhuset
Tinghusvej 6
3480 Fredensborg
Mrk. "Spørgsmål vedr. frit valg"
Sidste frist for spørgsmål samt anmodning om supplerende oplysninger vedrørende godkendelsesmaterialet er en uge inden ansøgningsfristen.
Alle skriftlige henvendelser vil blive besvaret skriftligt og fremsendt til alle de potentielle leverandører, som på det pågældende tidspunkt har henvendt sig til kommunen.
Kommunen skal udlevere materiale om de godkendte leverandører til brugerne.
Materialet, eksempelvis i form af en pjece udarbejdes af leverandørerne og godkendes af kommunen, eksempelvis i form af en pjece. Materialet skal indeholde information om den service/de ydelser, som den kommunale myndighed har godkendt leverandøren til.
Generel information om leverandøren, herunder hvad leverandøren i øvrigt kan tilbyde, er ikke omfattet af kommunens informationspligt. Kommunen ser dog ingen problem i at der reklameres for eventuelle tilkøbsydelser, så længe det klart er angivet at kommunen ikke har noget at gøre med disse ydelser.
Godkendelsen vil blive bekræftet i en kontrakt mellem leverandøren og kommunen, jf. standardkontrakt i bilag B.
Kontraktperioden vil i den første periode med frit valgsordningen være med kontraktophør ved udgangen af 2004, hvor loven revideres.
På baggrund af de første 1½ års erfaringer vil kommunen evaluere ordningen, herunder tage hensyn til den bebudede lovrevision i efteråret 2004 med henblik på i næste omgang at kunne indgå kontrakter for en periode på omkring 3 år.
Leverandørernes omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af godkendelsesanmodning og efterfølgende dokumentation mv. er Fredensborg-Humlebæk Kommune uvedkommende.
Alle anmodninger om godkendelse fremsendes til Fredensborg-Humlebæk Kommune, jf. adressen under afsnit 2.2.
Efter modtagelse af anmodning om godkendelse vil de potentielle leverandører i denne første godkendelsesrunde blive indkaldt til et møde, hvor anmodningen vil blive gennemgået med henblik på at få afklaret, om leverandøren kan godkendes. Såfremt leverandøren kan godkendes, indgås der herefter en kontrakt.
Såfremt ansøgeren ikke kan godkendes, har ansøgeren krav på en skriftlig begrundelse for afslaget.
Fredensborg-Humlebæk Kommune har ca. 20.000 indbyggere.
Byrådet er den øverste ansvarlige myndighed vedrørende ældre-sundhedsområdet. Det fagpolitiske udvalg er Social- og Sundhedsudvalget.
Ældre-Sundhedsafdelingen hører ind under Social- og Sundhedsforvaltningen. På det administrative plan er den øverste leder socialdirektøren, som har en afdelingschef, der er ansvarlig for ældre-sundhedsområdet. Afdelingschefen er leder af bestiller-udfører-delen af ældre-sundhedsområdet i hele kommunen.
Brugerindflydelsen er organiseret gennem inddragelse af Seniorrådet og Klagerådet. Seniorrådets opgave er at rådgive kommunalbestyrelsen i ældrepolitiske spørgsmål. Seniorrådet skal endvidere høres om de forslag, der vil få betydning for ældre, inden beslutningen træffes. Klagerådets opgave er at drøfte og videreformidle klager vedrørende tildeling af hjemmehjælp, samt omfanget og udførelsen af denne.
På baggrund af analyser og efterfølgende anbefalinger fra projekt KVAST "Bedre styring og kvalitetsudvikling i hjemmeplejen" vedtog byrådet den 28. januar 2002 en ny organisationsstruktur for Ældre-Sundhedsafdelingen.
I den nye struktur blev organiseringen tilrettelagt som en Bestiller-Udfører Model (BUM), dvs. at visitationen (bestilleren) blev samlet et sted, der organisatorisk er adskilt fra udføreren. Samtidig omlagde man de daværende 2 lokalcentre til de nuværende 3 plejecentre:
• Plejecenter Øresundshjemmet
• Plejecenter Benediktehjemmet
• Plejecenter Hegels Minde
Organisationsplan er vedlagt som bilag E.
Medarbejderne i kommunens visitationsenhed træffer beslutninger om, hvilke ydelser der skal leveres til hvem, og hvilke mål der er for den hjælp, der ydes. Visitationsenhedener den enhed i kommunen, som har ansvaret for at varetage myndighedsopgaverne på ældreområdet og sikre, at kommunen lever op til de politisk besluttede service- og kvalitetsniveauer.
Den primære samarbejdspartner for den private leverandør er den kommunale visitationsenhed.
Leverandøren skal i mødet med brugeren efterleve nogle grundlæggende værdier, som følger af det værdigrundlag, der gælder for Ældre-Sundhedsområdet.
Den enkelte bruger skal opleve at blive betjent professionelt og kvalificeret samt få dækket individuelle behov i et samarbejde præget af gensidig respekt og forståelse.
De godkendte leverandører skal i kraft af ansvarlige, kvalificerede og motiverede medarbejdere som grundlag levere serviceydelser til brugernes tilfredshed indenfor de rammer, der til enhver tid er fastsat af byrådet.
I dette kapitel er dels oplistet de krav, som vedrører virksomhedens forhold, dels de krav, som relaterer sig til selve opgaveudførelsen.
Nedenstående krav gælder generelt både for personlig pleje og praktisk hjælp. Såfremt der er særlige krav vedrørende en specifik ydelse, fremgår disse krav særskilt i beskrivelsen af kvalitetsstandarderne samt i nærværende kapitel.
Den potentielle leverandør skal kunne dokumentere, at denne ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør en opfyldelse af de forpligtelser, der vil følge med en godkendelse som leverandør.
Af bilag A fremgår en erklæring, som den potentielle leverandørs bankforbindelse skal bekræfte ved sin underskrift heraf.
Som for andre udbud gælder, at leverandøren ikke må have ubetalt gæld til det offentlige på 100.000 kr. eller derover.
Af bilag A fremgår de nærmere retningslinier herfor samt en tro og love erklæring, som skal udfyldes.
Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsikring med en samlet forsikringssum på minimum 5 mio. kr., jf. kontraktbestemmelsen i bilag B.
Leverandøren skal som bilag til anmodningen om godkendelse fremsende kopi af gældende erhvervsansvarsforsikring, jf. bilag A.
For en række af nedenstående krav gælder, at de potentielle leverandører i bilag A skal angive, hvordan de vil håndtere de stillede krav. Dette skal sikre kommunen, at de potentielle leverandører kan håndtere de forskellige krav på forsvarlig vis.
Det er et krav, at ydelserne udføres i henhold til den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra kommunens serviceniveau, som beskrevet i kommunens kvalitetsstandarder, jf. bilag C.
Det er kommunen, som på baggrund af en konkret individuel vurdering af brugerens samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang.
Denne afgørelse foretages af en visitator fra visitationsenheden, som udarbejder bevillingsbrev til borgeren. Bevillingsbrevet indeholder oplysninger om hvilken hjælp borgeren søger om, begrundelse for bevilling og/eller afslag, hvilke opgaver hjælpen omfatter, formål og mål med hjælpen, vejledende ugentligt timeantal, samt den/de valgte leverandører. Et eksempel på et sådan bevillingsbrev er vedlagt i bilag F.
Brevet angiver således de ydelser, som leverandøren skal levere til brugeren og udgør dermed afregningsgrundlaget.
Der foretages fornyet visitation efter behov, dog som minimum hvert halve år.
Modtagere af personlig pleje og praktisk hjælp har ifølge §
Leverandøren skal
• give brugeren mulighed for fra gang til gang at aftale, hvordan udførelsen af hjælpen konkret skal tilrettelægges
• sikre, at bytteretten holdes indenfor den forventede tidsramme, som er afsat til at udføre de visiterede ydelser, som der er truffet afgørelse om
• i den konkrete situation fagligt vurdere, hvorvidt det er forsvarligt at fravælge de visiterede ydelser til fordel for andre ydelser samt
• notere, hvilke ydelser der er byttet i samarbejdsbogen
Såfremt brugeren to på hinanden følgende gange har ønsket anden hjælp end den, der er visiteret til, skal leverandøren orientere kommunen herom med henblik på eventuelt at revurdere brugerens behov (ny visitation).
Ydelsesbeskrivelserne i kvalitetsstandarderne opdateres som udgangspunkt én gang årligt, men ændringer af lovgivning og fx beslutninger i byrådet kan medføre hyppigere ændringer.
Kommunen vil orientere leverandørerne om ændringer i serviceniveau mv. Leverandørerne er forpligtet til at holde sig orienteret omkring disse ændringer i serviceniveauet.
Ændringer af serviceniveauet undervejs i aftaleperioden samles som udgangspunkt op én gang årligt, hvor kommunen vurderer, om der skal foretages ændringer i kravene til leverandørerne og/eller i enhedsprisen.
Leverandørerne skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af byrådet, eller som følger af lovgivningen.
Leverandøren er ved ændringer i serviceniveauet og dermed kravene til ydelserne berettiget til at opsige aftalen med kommunen med 3 måneders varsel i overensstemmelse med opsigelsesbestemmelserne, jf. kapitel 5.
Leverandøren er forpligtet til straks at meddele til visitationsenheden, såfremt brugeren selv tilkendegiver eller observeres at have problemer eller ændringer i fx behov for hjælp til pleje, nye eller ændrede hjælpemidler, træning og aktiviteter.
Samme forpligtigelse gælder, hvis leverandøren observerer, at brugeren har fået det bedre, eller såfremt brugeren er på sygehus mv. eller død.
Manglende overholdelse heraf anses som misligholdelse af aftalen.
Leverandøren skal sikre, at der leveres hjælp i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så modtagerne af hjælp ikke mærker til de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren (jf. Lov om Social Service § 75 b).
Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende.
For så vidt angår ydelserne inden for personlig pleje, må der ikke forekomme aflysninger fra leverandørens side. Eventuelle forsinkelser skal registreres i samarbejdsbogen, jf. kvalitetsstandarderne i bilag C. I forbindelse med kommunens indførelse af et nyt IT-system vil der senere i kontraktperioden blive stillet krav om IT-baseret indberetning.
For så vidt angår den praktiske hjælp, må der ikke forekomme aflysninger fra leverandørens side. Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres i samarbejdsbogen, jf. kvalitetsstandarderne i bilag C.
Hvis brugeren selv aflyser hjælpen mindre end 2 hverdage før, hjælpen skulle have været leveret, gives der ikke erstatningsbesøg eller anden form for kompensation. Dette noteres i samarbejdsbogen næste gang.
Leverandøren vil primært skulle kommunikere med kommunens visitationsenhed. De nærmere kontaktflader mellem leverandøren og kommunen vil afhænge af opgavernes karakter mv.
Såfremt leverandøren ikke ved, hvilken enhed i kommunen der skal kontaktes, kan der altid rettes henvendelse til leder af visitationsenheden Annette Almtorp på telefon 48402580 eller via mail på adressen vis-enhed@fhkom.dk
Tidspunktet for den praktiske hjælp aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af brugeren og kommunen minimum 4 timer dagligt i dagtimerne.
Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandører, der er godkendt i denne godkendelseskategori, er forpligtet til at kunne levere personlig pleje alle døgnets 24 timer alle ugens dage. Det indbefatter, at såfremt en leverandør er godkendt til personlig pleje alle ugens dage inklusiv ubekvemme tider, så skal leverandøren også dække de behov, en bruger har aften og nat. Denne type leverandører skal kunne træffes telefonisk af brugeren og kommunen minimum 4 timer dagligt i dagtimerne alle ugens dage. Herudover skal der være en nødtelefon alle døgnets 24 timer således, at det i en akut situation altid er muligt at få kontakt med leverandøren og efterfølgende hjælp hurtigst muligt
Overordnet gælder det, at leverandøren skal sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven, herunder god og effektiv brugerbetjening og brugerservice målrettet ældre og handicappede.
Desuden skal leverandøren være opmærksom på de forvaltningsmæssige love og regler, der er gældende inden for dette område; bl.a. tavshedspligt, jf. Retssikkerhedsloven § 43, stk. 2 og 3, og samtykkebestemmelse, jf. Lov om patienters retsstilling, kap 5.
Leverandøren skal tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte modtager af personlig pleje og praktisk hjælp udføres af den samme medarbejder. Hjælpen skal udføres af personale, der kender den aftalte hjælp, jf. i øvrigt kvalitetsstandarderne i bilag C.
Leverandøren skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i modtagerens tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registreres og videregives til kommunen.
Leverandøren skal organisere hjælpen således, at modtagere af pleje og/eller praktisk hjælp, der deltager i aktiviteter eller træning på et plejecenter, er klar til afhentning på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet og aftalen fremgår af afgørelsen om hjælp til brugeren.
Leverandøren skal organisere hjælpen således, at modtagere af pleje og/eller praktisk hjælp, der skal til undersøgelse, behandling eller lignende på sygehus, hos egen læge, hos speciallæge mv., er klar til at tage afsted/blive afhentet på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet aftales mellem bruger og leverandører.
Leverandøren skal efterleve de særlige krav til forretningsgange, som bl.a. omhandler
• en pligt til for medarbejdere at bære ID-kort
• en beskrivelse af forretningsgangene ved håndtering af pengesager samt
• procedurer for nøgleskabe, herunder kvittering for udlevering af nøgler
Kommunen vil sætte fokus på de gældende krav til forretningsgange ved de første samarbejdsmøder, jf. afsnit 4.2.17 nedenfor.
Kommunen kan i kontraktperioden indføre nye forretningsgange som følge af byrådsbeslutninger, nye love, nye lovfortolkninger o.lign.
Leverandøren vil også skulle efterleve sådanne nye krav til forretningsgange.
Leverandøren skal udpege en kontaktperson for alle de brugere, der modtager personlig pleje og praktisk hjælp. Navnet på kontaktpersonen og firmaets hovedtelefonnummer, herunder kontaktpersonens træffetid, skal fremgå af samarbejdsbogen i brugernes hjem.
Leverandørens medarbejdere skal for at undgå misforståelser i mødet med modtageren af hjælpen samt for at kunne foretage den krævede registrering være i stand til at tale, skrive og forstå dansk.
I tilfælde af brugere med anden sproglig baggrund, vil der kunne fraviges fra kravet i konkrete tilfælde efter nærmere vurdering.
Fredensborg-Humlebæk Kommune sikrer, at der hos hver enkelt modtager af praktisk hjælp og/eller personlig pleje er oprettet en samarbejdsbog. Samarbejdsbogen fungerer som et fælles, åbent og skriftligt kommunikationssystem. Det vil sige, at bogen er tilgængelig for både brugeren og leverandøren (privat eller kommunal) samt visitator.
Leverandøren er forpligtet til at videreføre samarbejdsbogen, idet den skal
• indeholde notater om alle væsentlige oplysninger, observationer og aftaler i forhold til modtagerne
• bruges til kommunikation mellem modtageren, pårørende og medarbejdere hos leverandøren
• bruges af alle medarbejdere, der kommer i brugerens hjem
• bruges til at udarbejde løbende resumé
Det er et krav til leverandører af personlig pleje, at dokumentation sker i samarbejdsbogen. I forbindelse med kommunens indførelse af et nyt IT-system vil der senere i kontraktperioden blive stillet krav om IT-baseret indberetning.
Leverandører, der kun yder hjælp til praktisk hjælp, har notatpligt, som beskrevet i anvendelse af samarbejdsbogen.
Betjening af nødkald varetages af kommunens hjemmesygeplejerske og er derfor ikke omfattet af frit valgsordningen.
Leverandøren skal efterleve generelle krav til god takt og tone, herunder sikre, at medarbejderne i mødet med brugeren tilstræber, at det bliver et ligeværdigt møde - altså være venlig, imødekommende, udvise situationsfornemmelse og kunne vejlede.
Endvidere skal leverandørernes medarbejdere være opmærksomme på
• at holde privatliv og arbejdsliv adskilt i mødet med brugeren
• ved første møde hos brugeren gives hånd, og medarbejderen præsenterer sig med for- og efternavn
• at de skal kunne identificere sig overfor brugeren i kraft af ID-kort og eventuelt beklædning
• at vurdere og anvende den mest passende tiltaleform - "du" eller "De"
• generelt at bruge et pænt, sobert og forståeligt sprog
• at være hensigtsmæssigt og rent påklædt
• altid at være velsoigneret og ikke bære ure, ringe og armbånd i forbindelse med pleje og køkkenarbejde
• ikke at diskutere omfanget af hjælpen med brugeren
• ikke at være påvirket af alkohol eller andre rusmidler og ikke ryge i brugerens hjem uden udtrykkelig tilladelse fra brugeren
Kommunen har til hensigt at indlede et dialogbaseret samarbejde med de godkendte leverandører. Samarbejdets form og organisering er endnu ikke fastlagt endeligt og vil bl.a. afhænge af antallet af godkendte leverandører.
I den sammenhæng er leverandøren forpligtet til at deltage i op til 4 møder årligt.
Nedenstående vilkår gælder generelt for personlig pleje og praktisk hjælp. Såfremt der er særlige vilkår vedrørende en specifik ydelsespakke, fremgår disse krav særskilt i beskrivelsen af kvalitetsstandarderne og i nærværende kapitel.
For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af personlig pleje, gælder, at de af leverandørens medarbejdere, der skal løse plejeopgaver, skal have en sundhedsfaglig uddannelse.
I særlige situationer kan leverandøren indsætte anden arbejdskraft uden ovenstående krav, hvilket imidlertid kræver særskilt forudgående aftale med kommunen.
Det er endvidere et krav, at leverandører af personlig pleje i døgnvagt har ansat eller på anden vis fast har tilknyttet sygeplejersker med viden og erfaring, der modsvarer opgavernes karakter.
I bilag A skal leverandørens nuværende medarbejdere angives fordelt på uddannelseskategorier.
Efter Lov om grundlæggende Social- og Sundhedsuddannelser påhviler det Frederiksborg Amt og kommunerne at ansætte elever efter behovet for uddannet personale.
For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af personlig pleje, gælder, at de så vidt muligt skal påtage sig en uddannelsesforpligtelse svarende til leverandørens andel af den samlede arbejdsmængde. Dette svarer til 1 praktikplads pr. 25 brugere af personlig pleje. Det er Social- og Sundhedsskolen, der foretager godkendelse af en arbejdsplads som praktikplads, hvilket sker efter nærmere retningslinier herfor.
Fredensborg-Humlebæk Kommune vil ikke udelukke leverandører, såfremt de ikke er godkendt som praktikplads, men vil kræve, at den pågældende leverandør tilstræber at blive godkendt som praktikplads samt kræve dokumentation herfor.
Eleverne ansættes af kommunen og kan herefter komme i praktik på godkendte praktiksteder hos leverandørerne. Det er således kommunen, der afholder udgiften til elevernes løn mv., hvorfor disse ikke indgår i timepriserne.
Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelser, analyser, stikprøvekontrol ved besøg, gennemgang af journaloplysninger, revurderinger mv., jf. kvalitetsstandarderne i bilag C.
Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til forhold, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse i sagens natur er påkrævet.
Tavshedspligten gælder forhold omhandlende den enkelte bruger.
Leverandøren og kommunen er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt. Denne pligt består også efter, at kontrakten er bragt til ophør, uanset årsagen hertil.
Alle leverandørens ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt, jf. Borgerlig Straffelovs § 152.
Forpligtelsen til at underskrive tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Forpligtelsen omfatter imidlertid ligeledes andre medarbejdere, der har adgang til fortrolige oplysninger, fx via leverandørens eller underleverandørens IT-system.
Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte lever op til disse krav.
Tavshedspligten er livslang og ophører ikke ved aftaleperiodens ophør.
Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra brugerne.
Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller og pårørende og brugerne må ikke låne hinandens penge eller sælge varer til hinanden.
Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af disse skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås.
Skriftlige klager fra brugere til leverandøren og/eller en underleverandør vedrørende forhold ved dennes medarbejderes udførelse af den aftalte opgave besvares af den godkendte leverandør.
Klager vedrørende afgørelsen behandles af kommunen. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen, henvises til visitationsenheden.
Leverandøren skal fremsende kopi af samtlige brugeres klager samt af leverandørens svar til kommunen.
Leverandøren skal medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i forbindelse med klagesagsbehandling i fx Klagerådet.
I forbindelse med reklamationer vil der skulle påregnes tidsforbrug på dialog med pårørende etc., som der er taget højde for i den beregnede enhedspris.
Alle modtagere af personlig og praktisk hjælp kan klage over afgørelser om den tildelte hjælp til Klagerådet i den pågældende kommune. Klager kan efter behandlingen i Klagerådet og Social- og Sundhedsudvalget indbringes for det Sociale Nævn efter de almindelige klageregler. Lovgrundlaget for klagerådenes arbejde findes i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område §§ 34-36.
De private leverandører har mulighed for at tilbyde brugerne tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i den ydelse, som brugeren er visiteret til.
Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og brugeren, er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for Fredensborg-Humlebæk Kommune. Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i Lov om visse forbrugsaftaler. Der henvises til LBK nr. 886 af 23. december 1987 (Dørsalg mv., fjernsalg og løbende tjenesteydelser).
Såfremt leverandøren indgår aftale med en modtager af praktisk hjælp om tilkøbsydelser, gøres der endvidere opmærksom på, at disse ydelser skal indgås på en særskilt aftale.
Brugeren skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser.
Det understreges, at tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og brugeren, er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for kommunen.
Leverandøren skal være indstillet på at levere statistik til kommunen, som kommunen ikke selv har mulighed for at tilvejebringe eller vurdere. Leveringen af statistik for de private leverandører er af samme omfang som den statistik, den kommunale hjemmepleje er forpligtet til at levere.
I akutte situationer, som eksempelvis i forbindelse med et fald eller akut indlæggelse af brugeren, skal alle leverandører foretage en konkret individuel vurdering og overveje, hvorvidt personalet skal blive hos brugeren.
I akutte situationer skal kommunens sygeplejerske straks kontaktes.
Leverandøren skal respektere brugerens ønsker om inddragelse eller udelukkelse af brugerens pårørende.
Leverandøren skal også udføre hjælp, som udelukkende gives for en nærmere defineret periode, inden for de kategorier, hvor leverandøren er godkendt som leverandør.
Ved udløb af perioden stopper leverandøren leverancen. Hvis brugerens situation gør, at der fortsat er behov for hjælp, skal leverandøren hurtigst muligt kontakte kommunen, der herefter revurderer behovet for hjælp.
Brugerens eventuelle betaling for midlertidig hjælp sker direkte til kommunen og har ikke indflydelse på afregningen mellem kommunen og leverandøren.
Leverandøren og kommunens ældrepleje er gensidigt forpligtet til at give hinanden oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelse af den indgåede aftale.
Leverandøren har pligt til uopholdeligt at underrette kommunen om alle væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse (herunder eksempelvis indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning, mad og dødsfald).
Endvidere skal kommunen omgående underrettes om alle større uheld eller ulykker af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende mv. Henvendelse af generel eller principiel karakter samt andre henvendelser fremsendes til kommunen.
I aftaleperioden er der gensidig informations-/orienteringspligt mellem leverandøren og kommunen om forhold, der har relation til udførelsen af pleje og/eller den praktiske hjælp.
Endvidere henvises til ovenstående afsnit for så vidt angår behandling af reklamationer.
Ophør af hjælp kan kun finde sted efter en revurdering, efter aftale med brugeren, i forbindelse med ændringer i den pågældendes kommunes serviceniveau eller ved brugerens fraflytning fra kommunen, brugerens død eller lignende situationer.
For modtagere, der alene har modtaget midlertidig hjælp, og hvor der er tydelig angivelse af tidsrammen for hjælpen, stoppes denne umiddelbart efter tidsrammens udløb, såfremt der ikke forinden er truffet ny afgørelse af kommunen.
Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en bruger. Det er kun brugeren, der kan iværksætte et skift til en anden leverandør, hvilket kan ske med én måneds varsel fra udgangen af en måned.
Ved alvorlige uoverensstemmelser mellem brugeren og leverandøren vil der i konkrete tilfælde være mulighed for at fastsætte en kortere frist.
Leverandører af personlig pleje i døgnvagt skal have en vagthavende medarbejder, der er til rådighed i alle døgnets 24 timer.
Leverandøren skal ved henvendelser uden for normal arbejdstid samt i weekender/helligdage iværksætte akutte foranstaltninger som følge af akutte ændringer hos brugeren - med en maksimal responstid på 1 time (fra henvendelsen til leverandøren ankommer i brugerens hjem).
Leverandøren kontakter dernæst kommunen førstkommende hverdag, hvorefter den formelle visitation kan finde sted.
Leverandøren er forpligtet til én gang i kvartalet at opdatere det informationsmateriale om frit valgsordningen og de godkendte leverandører, som befinder sig i de pågældende brugeres hjem. (Dog kun såfremt der er ændringer)
De følgende kontraktmæssige vilkår svarer til kontraktens afsnit 6-16.
Såfremt leverandøren eller dennes medarbejdere under udførelse af sine forpligtelser i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader.
Såfremt skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader af enhver art, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre.
Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsikring med en samlet forsikringssum på minimum 5 mio. kr., og erklæring herom skal fremsendes senest ved aftaleunderskrivelse.
Kommunen vil bede leverandøren forny erklæringen én gang årligt.
Leverandøren er overfor kommunen ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af misligholdelse af aftalen medmindre, denne misligholdelse skyldes vejrlig, man ikke med rimelighed kan kræve, at virksomheden overvinder, eller force majeure.
Godkendelsen af leverandøren og dermed denne kontrakt kan ikke overdrages uden forudgående samtykke fra kommunen. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes forudgående samtykke fra kommunen.
Såfremt leverandøren i kontraktperioden opnår aftale med 25 brugere eller derover, forbeholder kommunen sig ret til at stille krav om en passende sikkerhedsstillelse.
Fredensborg-Humlebæk Kommune udarbejder en obligatorisk tekst, som leverandøren skal anvende.
Realiserer Fredensborg-Humlebæk Kommune sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen skriftligt leverandøren og sikkerhedsstilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende samt om størrelsen af det hævede beløb. Beløbet udbetales til kommunen inden 10 hverdage efter, at kravet er stillet.
Sikkerhedsstillelsen skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er afhjulpet. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktens udløb.
Den godkendte leverandør er i alle forhold ansvarlig over for kommunen, uanset om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv. Der stilles som udgangspunkt samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte leverandør.
Såfremt leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter er berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt leverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren.
I kontraktperioden kan leverandøren opsige nærværende kontrakt når som helst med et varsel på 90 dage regnet til den 1. i en måned.
Kommunen kan med baggrund i beslutninger i kommunalbestyrelsen opsige aftalen med 180 dages varsel til den 1. i en måned.
Kommunen vil hvert kvartal gennemføre fornyede optagerunder. Her vil godkendte leverandører af pleje og/eller praktisk hjælp i andre kommuner også kunne anmode om godkendelse.
Leverandører, der i forvejen er godkendt, skal ikke fremsende fornyet ansøgning ved aftaleperiodens udløb med mindre, der er væsentlige forhold, der har ændret sig hos leverandøren, eller der er sket ændringer i forhold til de krav og vilkår, som kommunen stiller til leverandøren.
I tilfælde af væsentlig misligholdelse kan kontrakten ophæves eller - efter eget valg - opsiges med forkortet varsel. Ved væsentlig misligholdelse gælder dansk rets almindelig regler. Gentagen misligholdelse betragtes som væsentlig.
Det betragtes endvidere altid som væsentlig misligholdelse, hvis en leverandør får gæld til det offentlige af et sådant omfang, at den pågældende ikke ville være blevet godkendt som leverandør, hvis oplysningerne havde foreligget på godkendelsestidspunktet.
Såfremt en part misligholder sin kontrakt, uden at der dog foreligger væsentlig misligholdelse, vil den anden part være berettiget til - ekstraordinært - at opsige kontrakten med forkortet varsel.
Opsigelsesvarslet skal ved sådanne ekstraordinære opsigelser, fx opsigelse som følge af manglende indberetninger i henhold til afsnit 4.2.5, fastsættes, så opsigelsesvarslet er rimeligt for begge parter.
Ved vurderingen af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler.
Leverandøren er således erstatningsansvarlig over for kommunen for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit 5.4.9 om force majeure.
En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at kommunen tillige kræver erstatning.
Værneting er i alle tilfælde Retten i Helsingør. Lovgrundlag er i alle tilfælde dansk lov.
I det omfang udefrakommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over, såsom krig, naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lock-out eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, han i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Såfremt sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed stående midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom.
Det bemærkes, at det ikke betragtes som force majeure, hvis snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene.
Kommunen har dog ret til at lade arbejdet udføre selv eller af andre, så længe leverandøren er forhindret som følge af force majeure.
Godkendelse i kommunen medfører, at leverandøren er forpligtet til at yde den pågældende service hos de respektive brugere i det område i Fredensborg-Humlebæk Kommune, der er aftalt, jf. bilag A.
Tidspunktet for levering af de enkelte ydelsespakker indenfor de enkelte godkendelseskategorier fremgår af afsnit 4.2.8.
Aftalen træder i kraft fra og med den 1. juli 2005 og er gældende til og med den 31. december 2006, jf. i øvrigt afsnit 5.4.6 om opsigelse og fornyet godkendelse.
Dette kapitel om prisforhold og betaling angiver generelle forudsætninger for fastsættelse af ydelser og dermed priser samt oplysninger om betalingsbetingelser mv.
De fastsatte enhedspriser er beregnet med udgangspunkt i Socialministeriets vejledning om prissætning. Priserne indeholder alle relevante omkostninger. Priserne er opgjort eksklusiv moms.
Det fremgår af nærværende materiale, at leverandøren er forpligtet til at deltage i op til 4 årlige møder med kommunen, jf. afsnit 4.2.17. Dette skal ske uden beregning.
Ovennævnte forpligtelse er alene et eksempel, idet alle leverandørens generelle ydelser, alene med de undtagelser, der specifikt er fremhævet, er indeholdt i den beregnede enhedspris. Det bemærkes, at aftalens opsigelsesbestemmelser, herunder begrænsningerne i kommunens ret til at ændre aftalen, er fastlagt under hensyntagen hertil.
Timebetalingen ydes på baggrund af antallet af visiterede timer.
I visse situationer, hvor de leverede ydelser vil afvige væsentligt fra afgørelsen, vil afgørelsen ikke være fyldestgørende som afregningsgrundlag. Det kan være i de situationer, hvor der akut viser sig at være et større eller mindre behov for ydelser hos brugeren, end der er visiteret til.
I sådanne situationer skal leverandøren foretage indberetning vedrørende ydelser, der ikke er beskrevet i afregningsgrundlaget (afgørelsen), efter nærmere af kommunen fastlagte retningslinier.
Der henvises til bilag D.
Enhedspriserne udgør sammen med afgørelsen om de visiterede ydelser grundlaget for beregningen af den betaling, som kommunen skal afregne i forhold til leverandøren.
Såfremt en bruger er visiteret til praktisk hjælp og personlig pleje, kan brugeren bytte mellem begge kategorier af ydelser. I den forbindelse er det prisen på ydelserne, der afgør, hvordan bytteforholdet er. Det er den visiterede ydelse, der er afregningsprisen.
Leverandøren sender en gang om måneden faktura baseret på dokumenterede gennemførte ydelser i den foregående måned.
Af fakturaen skal det fremgå, om beløbene er inkl. moms og hvor beløbet skal betales til bank/giro (ingen kontanter eller check). Desuden skal virksomhedens se/cvr nr. fremgå tydeligt.
Betaling finder sted bagud 30 dage efter udstedelse af korrekt faktura, såfremt fakturaens ydelse er godkendt.
Ved leverandørens brug af underleverandører skal faktura fremsendes alene fra den oprindeligt godkendte leverandør.
Som udgangspunkt vil der blive foretaget en ny priskalkulation én gang årligt, dels med udgangspunkt i løn- og prisudviklingen, dels på baggrund af eventuelle justeringer i serviceniveauet som følge af lovændringer eller politiske beslutninger i kommunen, samt eventuelle justeringer i form af ny viden med væsentlig betydning for prisen.
Ved brugerens eller kommunens aflysning af hjælp med en frist på mindre end 24 timer betales den aftalte ydelse fuldt ud.
Ved brugerens eller kommunens aflysning af hjælpen med en frist på over 24 timer foretages der ingen betaling til leverandøren.
Bilag A Obligatorisk disposition for godkendelsesanmodning
Bilag D Prisberegninger og beregningsgrundlaget
Bilag E Organisationsplan Ældre-Sundhedsområdet
Bilag F Eksempel på afgørelsesskema
Bilag G Kort over godkendelsesområder