Brøndby Kommune

Social- og Sundhedsforvaltningen

pleje og praktisk hjælp

Kvalitets- og leverandørkrav

1 Indledning

Folketinget vedtog den 29. maj 2002 ændring af lov om social service og herved indført frit leverandørvalg af pleje og praktisk hjælp m.v. med virkning fra 1. januar 2003.

I overensstemmelse med de rammer, som følger af ændringerne i lov om social service, har Brøndby Kommune herefter fastlagt de generelle vilkår for godkendelse af leverandører, der anmoder om godkendelse som leverandør af de nævnte ydelser.

Dette dokument indeholder en beskrivelse af de krav og vilkår, som private virksomheder skal kunne leve op til, hvis de ønsker at blive godkendt som leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp til borgere i Brøndby Kommune.

Beboere i plejeboligerne er ikke medtaget i denne beskrivelse, idet de ikke er omfattet af retten til selv at vælge leverandør af personlig og praktisk hjælp.

Beskrivelsen er således et udtryk for Brøndby Kommunes krav og er rettet mod private leverandører. Det kan i den forbindelse oplyses, at kommunens hjemmepleje også skal kunne leve op til de samme krav og vilkår, hvorfor kommunens hjemmepleje skal gennemgå en procedure for at blive godkendt, jf. nærmere herom i afsnit 3.4.

1.1 Lovgrundlag

Kommunen har efter lov om social service (servicelovens) § 71, stk. 1. nr. 1 og 2 pligt til at sørge for, at der tilbydes hjælp til personlig pleje og/eller støtte til nødvendige praktiske opgaver i hjemmet.

Tilbudet efter stk. 1 gives til borgere, som på grund af midlertidigt eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke selv er i stand til at udføre disse opgaver.

Det overordnede ansvar for overholdelse af lovgivningen overfor borgerne påhviler kommunen, og kommunen har, jf. § 113 i lov om sociale service den lovpligtige tilsynsforpligtelse, som omfatter både ydelser udført af private leverandører og den kommunale leverandør.

Tilsynet foretages af Social- og Sundhedsforvaltningens centrale visitation, der gennem tilsynet skal sikre, at opgaverne udføres tilfredsstillende og i overensstemmelse med de afgørelser om hjælp, der er truffet beslutning om, jf. § 75i i lov om social service.

1.2 Overordnede værdier

Kommunen lægger vægt på, at omsorg og pleje altid udføres af et engageret og ansvarligt personale, der respekterer borgernes livsværdier, holdninger og erfaringer. Borgerne skal have tillid til, at medarbejderen er nærværende i den enkelte situation, og at medarbejderen gennem dialog med borgeren udfører omsorgen med omtanke, så borgerens værdighed, selvbestemmelse og ansvar for egen tilværelse respekteres.

Udgangspunktet for kommunens indsats er sundhedsfremme og forebyggelse. Omsorg, pleje og aktivitet til de svageste borgere prioriteres højt og ressourcerne anvendes, så de svageste borgere altid tilgodeses.

Målet med hjælpen er at gøre borgeren i stand til at klare sig selv, eller hvis dette ikke er muligt, at gøre borgeren i stand til at klare så mange opgaver som muligt. Borger og medarbejder arbejder sammen om de forskellige opgaver, så borgeren har indflydelse på opgaveudførelsen.

Leverandøren forpligter sig til at tage udgangspunkt i de politisk vedtagne målsætninger, hvorved den enkelte borgers ressourcer inddrages mest muligt.

Leverandøren skal tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte borger, som modtager pleje eller praktisk hjælp så vidt muligt udføres af den samme medarbejder.

For alle leverandører af pleje og praktisk hjælp i Brøndby Kommune gælder, at de i mødet med borgeren skal efterleve disse værdier.

2 Situationsbeskrivelse

2.1 Ældreområdet i Brøndby Kommune

Ældreområdet er organisatorisk placeret under Social- og Sundhedsforvaltningen.

Pleje og praktisk hjælp bevilges i henhold til serviceloven og hører budgetmæssigt under ældreområdet. Dog tilbydes yngre brugere under 67 år også pleje og praktisk hjælp på lige fod med de over 67-årige.

I Brøndby Kommune er der pr. 1. januar 2006 34.247 indbyggere. Heraf er antallet af ældre borgere over 67 år på ca. 4.959 personer.

Brugerindflydelsen er organiseret gennem inddragelse af Ældrerådet, Klagerådet og lokalafdelingen af de Samvirkende Invalideorganisationer.

2.2 Arbejdets tilrettelæggelse i dag

Som følge af kravet om, at myndighedsopgaverne skal adskilles fra udførerfunktionen, er visitationsenheden fra og med 1. januar 2003 adskilt i en bestillerfunktion, der varetager visitation, tilsyn og kvalitetssikring og en udførerfunktion, der leverer plejeydelser og praktisk hjælp.

Kommunalbestyrelsen fastsætter én gang årligt kvalitetsstandarder for pleje og praktisk hjælp, der beskriver serviceniveauet i Brøndby Kommune. Det er disse kvalitetsstandarder og de tilhørende ydelsesbeskrivelser, der danner grundlaget for kravene til ydelserne.

2.3 Opgavernes omfang

Antallet af borgere, der er visiteres til personlig pleje og praktisk hjælp i Brøndby Kommune kan variere over året.

Der er ved udgangen af april måned 2006 i alt 1.444 borgere, der modtager personlig og/eller praktisk hjælp.

2.4 Kvalitetsstandarden og ydelsesbeskrivelser

Ydelserne skal udføres i henhold til den konkrete afgørelse (visitationen) og ud fra Brøndby Kommunes serviceniveau for pleje og praktisk hjælp.

Kravene til serviceniveau mv. for de enkelte delydelser er fastlagt i ydelsesbeskrivelserne.

2.5 Visitation og afgørelse

Det er kommunen, som på baggrund af en konkret, individuel vurdering af borgernes samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang.

Denne visitation foretages af en visitator fra kommunens myndighedsfunktion. Alle afgørelse er skriftlige og indeholder en begrundelse samt oplysninger om, hvilke opgaver hjælpen omfatter, samt formålet med hjælpen. Afgørelsen ligger i samarbejdsbogen i borgerens hjem.

Afgørelsen, der fremsendes til den valgte leverandør, udgør samtidig beskrivelsen af de ydelser og det visiterede timetal, som leverandøren skal levere til borgeren og udgør dermed afregningsgrundlaget.

Der foretages fornyet visitation efter behov for eksempel i forbindelse med ændring af borgerens funktionsniveau efter sygdom, udskrivning fra sygehus mv., dog som minimum én gang om året.

2.6 Ændring af serviceniveau

Ydelsesbeskrivelserne i kvalitetsstandarden opdateres som udgangspunkt én gang årligt, men ny/ændret lovgivning og eventuelle kommunalbestyrelsesbeslutninger kan medføre hyppigere ændringer.

Kommunen orienterer løbende leverandørerne om ændringer i serviceniveau mv., og leverandørerne er forpligtet til at holde sig orienteret om konsekvenserne af sådanne ændringer.

Leverandørerne skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af kommunalbestyrelsen, eller følger af lovgivningen.

2.7 Ydelsernes sammensætning

I Brøndby Kommune kan leverandører godkendes til at levere såvel pleje som praktisk hjælp. Der gælder særlige krav for de forskellige ydelser, jf. de nærmere beskrivelser i bilag 2.

Potentielle leverandører har således mulighed for at blive godkendt i fire kategorier:

1. Hjælp til pleje, som omfatter:

· personlig pleje

· psykisk pleje og omsorg

· servering af mad og drikke

2. Praktisk hjælp, som omfatter:

· Rengøring

· Tøjvask

3. Indkøb, som omfatter

· Indkøb af dagligvarer mm.

4. Hjælp til såvel pleje som praktisk hjælp, der omfatter samtlige ovenstående opgavetyper.

Det skal i den forbindelse oplyses, at Brøndby Kommune indtil videre har valgt at lade hjemmesygeplejen være undtaget fra fritvalgsordningen.

2.8 Fleksibilitet i ydelserne

Borgere, der modtager pleje og praktisk hjælp, har ifølge § 75g i lov om social service ret til helt eller delvist at vælge en anden ydelse end den, der er truffet afgørelse om. Hvis borgeren ønsker at bytte mellem pleje og praktisk hjælp, forudsætter det dog, at der er truffet afgørelse om tildeling af begge ydelsesformer.

Borgeren har dog en begrænset ret til at bytte mellem plejeopgaver og praktiske opgaver, hvis borgeren er visiteret til både pleje og praktisk hjælp, og har valgt to forskellige leverandører til at udføre disse opgaver.

Leverandøren skal

· give borgeren mulighed for fra gang til gang at aftale, hvordan udførelsen af hjælpen konkret skal tilrettelægges

· sikre at bytteretten holdes inden for den forventede samlede tidsramme, som er afsat til at udføre de behovsbestemte ydelser, som der er truffet afgørelse om

· i den konkrete situation fagligt vurdere, hvorvidt det er forsvarligt at fravælge de behovsbestemte ydelser til fordel for andre ydelser.

Leverandøren er forpligtet til løbende at dokumentere enhver aftale med borgeren om ændring/valg af anden ydelse i samarbejdsbogen.

Såfremt borgeren ønsker ændringer i den tildelte hjælp, som ændrer væsentligt ved hjælpens form og/eller sigte, skal leverandøren orientere kommunen herom med henblik på eventuelt at revurdere borgerens behov (ny visitation).

3 Godkendelsesprocedure

3.1 Godkendelsesform

Brøndby Kommune vil indgå kontrakter med nye leverandører én gang pr. kvartal, hvilket betyder, at der vil blive gennemført godkendelsesrunder 4 gange årligt.

Brøndby Kommune vil også benytte den kvartårlige godkendelsesprocedure til at vurdere, om potentielle leverandører, som i forvejen er godkendt af en anden kommune, kan leve op til de krav, der er gældende for Brøndby Kommune.

3.1.1 Vedståelsesfrist

Godkendelsesprocessen skal betragtes som en tilbudsproces, hvor leverandørers anmodning opfattes som et tilbud med de forpligtelser, der følger heraf.

Potentielle leverandører skal derfor være indforstået med, at en anmodning om godkendelse skal være bindende i 3 måneder gældende fra fristen for indlevering af anmodningen.

3.2 Aflevering af anmodning og eventuelle spørgsmål

Anmodning om godkendelse skal afleveres i tre eksemplarer. Materialet skal sendes eller afleveres til kommunen på følgende adresse:

Brøndby Kommune

Social- og Sundhedsforvaltningen

Visitationsafdelingen

Horsedammen 36 A

2605 Brøndby

Mrk. ”Anmodning om godkendelse – frit valg”.

Der vil blive sendt bekræftelse på modtagelse af anmodninger.

3.2.1 Spørgsmål og supplerende oplysninger

Alle henvendelser vedrørende processen skal indsendes skriftligt og være mærket ”Spørgsmål vedrørende frit valg”, og sendes til:

Brøndby Kommune

Social- og Sundhedsforvaltningen

Visitationsafdelingen

Horsedammen 36 A

2605 Brøndby

Mrk. ”Spørgsmål vedrørende frit valg”.

E-mail kan ligeledes anvendes. Adressen er:

bjo@brondby.dk

Spørgsmålene i anonymiseret form og svarende vil blive fremsendt til alle potentielle leverandører, der på det pågældende tidspunkt har henvendt sig til kommunen med anmodning om godkendelse.

3.2.2 Informationsmateriale

Kommunen skal i samarbejde med de godkendte leverandører udarbejde det informationsmateriale, som skal udleveres til borgere i Brøndby Kommune i forbindelse med visitation til personlig og praktisk hjælp.

Anmodningen om godkendelse skal derfor indeholde et tekstafsnit, svarende til ca. én til to A-4 sider med informationer om virksomheden.

Såfremt leverandøren godkendes, vil tekstafsnittet indgå i et samlet informationsmateriale til borgerne om fritvalgsordningen i Brøndby Kommune.

Leverandørens deltagelse i dette arbejde honoreres ikke.

3.3 Kontraktgrundlag - og periode

Når leverandøren er godkendt, indgås der en kontrakt mellem denne og Brøndby Kommune.

Leverandørens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af godkendelsesanmodning og efterfølgende dokumentation m.m. er Brøndby Kommune uvedkommende.

Den indgåede kontrakt vil være gældende indtil videre, men kan opsiges fra hver af parterne med følgende varsel:

Brøndby Kommune og leverandøren kan opsige kontrakten med seks måneders varsel til den sidste i måneden.

Brøndby Kommune kan dog hæve kontrakten uden varsel ved væsentlig misligholdelse, som f.eks. manglende kvalitet i udførelsen, manglende overholdelse af tider, manglende dokumentation og ved gentagne klager m.m.

3.4 Godkendelse af kommunen som leverandør

Den del af den kommunale forvaltning, der udfører opgaverne på lige fod med de private leverandører, er godkendt efter samme retningslinier, som gælder for de private leverandører.

3.5 Tidsplan

I forbindelse med godkendelse af leverandører vil der blive givet en indstilling om godkendelse af leverandører, der foreslås godkendt i Brøndby Kommune.

I den forbindelse vil potentielle leverandører forinden indstilling fremlægges blive indkaldt til et møde, hvor anmodningen vil blive gennemgået med henblik på afklaring af, om leverandøren kan godkendes.

Såfremt en ansøger ikke kan godkendes, har denne krav på en skriftlig begrundelse for afslaget.

3.6 Fremtidige godkendelser

For leverandører, som allerede er godkendt og har indgået kontrakt med kommunen om levering af praktisk hjælp, vil der blive tilrettelagt en forenklet proces for godkendelse i forbindelse med, at leverandøren f.eks. ønsker at blive godkendt til levering af personlig pleje.

4 Krav

I dette afsnit er beskrevet de krav, som Brøndby Kommune stiller til potentielle leverandører.

I forbindelse med anmodning om godkendelse skal leverandørerne samtidig bekræfte, at de vil kunne leve op til disse krav.

4.1 Krav til arbejdets udførelse

Kommunen ønsker at sikre sig, at potentielle leverandører kan håndtere de stillede krav på forsvarlig vis, men det er ikke muligt at opstille entydige krav om én bestemt måde at håndtere disse på.

4.1.1 Deltagelse i samarbejdsforum

Brøndby Kommune har til hensigt at anvende et dialogbaseret samarbejde med de godkendte leverandører. Samarbejdets form og organisering er ikke endeligt fastlagt og vil blandt andet afhænge af antallet af godkendte leverandører.

Leverandørerne er forpligtet til at deltage i mindst 2 årlige møder. Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i disse møder.

4..1.2 Kontakt til kommunen

Leverandøren vil primært skulle kommunikere med kommunens myndighedsfunktion. De nærmere kontaktflader mellem leverandøren og kommunen vil afhænge af opgavernes karakter mv., og vil blive oplyst i forbindelse med indgåelse af kontrakten.

4.1.3 Leveringstid og telefontid

Pleje

Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales mellem borgeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at kunne levere pleje 24 timer i døgnet alle ugens dage.

Leverandører af pleje skal kunne træffes telefonisk af kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage.

Potentielle leverandører af pleje skal forpligte sig til at håndtere kravene på forsvarlig vis og til at ville og kunne opfylde de stillede krav.

Praktisk hjælp

Tidspunktet for levering af praktisk hjælp aftales mellem borgeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er udelukkende forpligtet til at levere praktisk hjælp på hverdage i tidsrummet mellem kl. 8.00 og 16.00.

Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af borgeren og kommunen i tidsrummet kl. 7.30 – 15.00 på alle hverdage.

Potentielle leverandører af praktisk hjælp skal forpligte sig til at håndtere kravene på forsvarlig vis og til at ville og kunne opfylde de stillede krav.

4.1.4 Pligt til indberetning af ændringer i behov mv.

Leverandøren er forpligtet til at meddele Den centrale visitation, såfremt borgeren selv tilkendegiver, observeres at have problemer eller behov for ændringer i den tildelte hjælp (f.eks. behov for hjælp til mad, pleje, nye eller ændrede hjælpemidler, træning mm.).

Samme forpligtelse gælder, hvis leverandøren observerer, at borgeren har fået det bedre.

Leverandøren skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i borgerens tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registreres og videregives til Den centrale visitation.

4.1.5 Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning

Overordnet er leverandøren forpligtet til at sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven, herunder god og effektiv borgerbetjening og borgerservice målrettet ældre og handicappede.

Leverandøren skal i forbindelse med arbejdets udførelse være opmærksom på, at der gælder særlige forvaltningsretlige regler inden for dette område, jf. § 43, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Leverandøren er således omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres.

Det er et krav, at hjælpen organiseres således, at borgere, der modtager pleje og praktisk hjælp, og som deltager i aktiviteter i daghjem, dagcenter, værested eller genoptræning, er klar til afhentning på det aftalte tidspunkt.

Tidspunktet og aftalen fremgår af afgørelsen om hjælp til borgeren.

Leverandøren er forpligtet til at gennemgå følgende emner med alle medarbejdere, der udfører plejeopgaver:

· Tavshedspligt

· Oplysnings- og tilbagemeldingspligt

· Undervisning i ergonomi

· Udførelse af personlig hygiejne hos borgere

· Brug af samarbejdsbogen og reglerne om notatpligt

· Kvalitetsstandarder- og ydelsesbeskrivelser

· Generelle vejledninger og instrukser.

Leverandøren er ligeledes forpligtet til at gennemgå nedenstående emner med alle medarbejdere, der udfører praktisk hjælp:

· Tavshedspligt

· Oplysnings- og tilbagemeldingspligt

· Undervisning i ergonomi

· Brug af samarbejdsbogen og reglerne om notatpligt

· Kvalitetsstandarder- og ydelsesbeskrivelser

· Generelle vejledninger og instrukser.

4.1.6 Samarbejdsbog

Kommunen sikrer, at der hos alle borgere, der modtager pleje og/eller praktisk hjælp, forefindes en samarbejdsbog. Leverandøren er forpligtet til at videreføre samarbejdsbogen, idet denne skal

· Indeholde afgørelse om visiteret hjælp, notater om alle væsentlige oplysninger, observationer og aftaler i forhold til borgeren

· bruges til kommunikation mellem borgeren, pårørende og medarbejdere hos leverandøren

· bruges af alle medarbejdere, der kommer i borgerens hjem samt

· sikre, at der arbejdes målrettet, og at der bliver fulgt op på aftaler mm.

En nærmere beskrivelse af anvendelse af samarbejdsbogen vil blive udleveret i forbindelse med indgåelse af kontrakten.

4.1.7 Mad og madudbringning

For de leverandører, der ønsker godkendelse til produktion af mad til visiterede borgere, er det et krav, at køkkenpersonalet skal have gennemgået de lovpligtige hygiejnekurser og har et uddannelsesniveau, der svarer til deres arbejdsfunktioner.

Det er ligeledes et krav, at den ansvarlige for produktionen som minimum er økonoma.

Leverandøren er forpligtet til at levere ernæringsrigtigt mad, der kvalitets- og indholdsmæssigt overholder ”Anbefalinger for den danske institutionskost”, udgivet i 2000 af Ministeriet for fødevarer, landbrug og fiskeri og Økonomaskolen i København.

Det er et krav, at leverandøren overholder alle lovgivningsmæssige og faglige krav, og at madproduktionen lever op til gældende regler for hygiejne og egenkontrol jf. bekendtgørelse nr. 26 af 18. januar 2002 om autorisation mv. ved salg og behandling af fødevarer mv. samt kontrolmærkning af animalske fødevarer, og bekendtgørelse nr. 198 af 22. marts 2001 om fødevarehygiejne samt bekendtgørelse nr. 352 af 30. maj 2002 om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v.

Leverandøren er forpligtet til at stå til rådighed med vejledning og faglig ekspertise om ernæring og kostspørgsmål til både borgere, pårørende og personale.

4.1.7.1 Krav til de enkelte måltider

Det varme måltid skal bestå af to retter. En hovedret og en biret, begge dele med tilbehør. Biretten kan være en forret, suppe, mælkemad, frugtgrød eller dessert.

Søndags- og højtidsmenuer

Søndag skal serveres ”finere” mad end den, der serveres på hverdage.

Der skal serveres særlige måltider på alle helligdage, Mortens aften samt jul og nytår.

Det er et krav, at menuer sammensættes således, at de opfylder de ældres madtraditioner og årstidens skiftende retter. Både fuldkost, diætkost, skånekost og vegetarkost skal have en høj ernæringsmæssig kvalitet og være alsidig, og det forudsættes, at maden fremstilles af friske råvarer af god kvalitet.

Maden skal anrettes i portioner, så de ser indbydende ud, er appetitvækkende og velsmagende. Der skal på emballagen til hver enkelt middagsportion være påført varedeklaration, temperatur ved opvarmning, produktionsdag og spisedag. Endvidere skal det tydeligt fremgå, om maden skal spises varm eller kold.

Det er et krav, at kostportioner til blinde og svagtseende skal være mærket på en sådan måde, at de selv vil være i stand til at orientere sig om indholdet og om dette skal varmes.

Det forudsættes, at maden tilberedes, opbevares og transporteres så eventuelle tab af næringsværdi og kvalitet holdes på et minimum.

Ved levering af køle-/eller frostmad nedkøles/nedfryses og pakkes maden i portioner til levering to gang ugentlig.

Leverandøren af køle-/eller frostmad skal sikre, at borgerens køleskab/fryser er i en sådan stand, at leverancen kan bibeholde næringsværdi og holdbarhed indtil det tilberedes.

Ved levering af køle- /eller frostmad stiller Brøndby Kommune opvarmningsmulighed (mikroovn) til rådighed såfremt borgeren ikke i forvejen har opvarmningsmulighed.

4.1.7.2 Emballage

Det er et krav, at maden leveres i emballage, der er udformet således, at maden ikke kan løbe sammen, og at maden under transporten er emballeret forsvarligt således, at den fastsatte temperatur for levering af henholdsvis varm mad, køle-/eller frostmad overholdes.

Det er ligeledes et krav, at emballagen skal være brugervenlig for ældre og handicappede, så de uden besvær selv kan åbne emballagen.

4.1.7.3 Levering af maden

Det er et krav, at maden udbringes af personale, der er oplært i håndtering af de leverancekrav, produktionsformen stiller med hensyn til opbevaring under transporten.

De biler der anvendes til transporten skal være indrettet til kørsel med den type af mad (varm, køle-/eller frostmad), som leverandøren leverer.

Leverandøren er ansvarlig for, at bilerne, der anvendes til levering af mad, altid fremstår renvaskede og rengjorte både ind - og udvendig og at alle krav om hygiejne ved transport af fødevare er overholdt.

Det er et krav, at alle biler skal være udstyret med mobiltelefon.

Leverandøren er forpligtet til at indhente straffeattest på de chauffører, der udbringer mad. Det er et krav, at chaufførerne altid skal bære synlig billedlegitimation, og skal kunne forstå og tale et tydeligt dansk.

Maden skal afleveres personligt til borgeren, medmindre der er indgået en særlig aftale om levering. Hvis borgeren ikke er hjemme og kan modtage maden, må denne ikke efterlades på måtten, men skal tages med retur.

Chaufføren skal kunne yde nødvendig service med hensyn til at anbringe og anrette maden i borgerens hjem, sætte maden i køleskab eller eventuelt ovn. Hos svagtseende borgere skal maden stilles i den rigtige rækkefølge i køleskabet.

Såfremt chaufføren observerer forandringer hos borgeren, som er anderledes end sædvanlig eller borgeren ikke vil/kan modtage maden, er chaufføren/leverandøren forpligtet til straks at kontakte Brøndby Kommunes hjemmesygepleje, som undersøger sagen.

Hvis borgeren ikke åbner, når chaufføren leverer maden er leverandøren forpligtet til at forsøge at kontakte borgeren pr. telefon. Kan leverandøren ikke komme i kontakt med borgeren, gives straks besked til hjemmesygeplejen, som undersøger sagen.

Det er et krav, at leverandøren overholder de aftalte leveringstidspunkter. Såfremt der opstår forsinkelser i leveringen på mere end +/- en halv time skal borgeren kontaktes herom.

4.1.8 Kontaktperson

Leverandøren skal udpege en kontaktperson for hver bruger. Navnet på denne og firmaets hovedtelefonnummer (herunder kontaktpersonens træffetid) skal fremgå af samarbejdsbogen i borgerens hjem.

Samme oplysninger skal gives til kommunen.

4.1.9 Beredskab og erstatningshjælp

Leverandøren skal sikre, at der leveres hjælp i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så borgerne ikke mærker de problemer, der måtte være i forhold til arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren, jf. lov om social service § 75 b.

Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende.

For så vidt angår ydelserne inden for pleje og praktisk hjælp må der ikke forekomme aflysninger fra leverandørens side.

Hvis plejeydelsen undtagelsesvis ikke kan leveres på det aftalte tidspunkt, skal erstatningshjælp ydes samme dag.

For så vidt angår den praktiske hjælp, skal leverandøren – i de tilfælde, hvor det på grund af særlige forhold ikke har været muligt at levere hjælpen i overensstemmelse med den indgåede aftale

· tilbyde borgeren erstatningshjælp inden for 2 hverdage i forhold til rengøringsydelser og tøjvask - medmindre borgeren klart tilkendegiver et andet ønske

· tilbyde borgeren erstatningshjælp senest dagen efter i forhold til hjælp til indkøb – medmindre borgeren klart tilkendegiver et andet ønske.

Det fremgår af afgørelsen, hvis der i forhold til den enkelte borger er fastsat individuelle tidsfrister, der afviger fra det fastsatte kommunale minimumsniveau, jf. kvalitetsstandarden.

Leverandøren er forpligtet til at foretage registrering i samarbejdsbogen af væsentlige afvigelser i forhold til det aftalte.

Aflysninger fra borgeren

Leverandøren har krav på betaling, hvis borgeren selv aflyser hjælpen mindre end 24 timer før, hjælpen skulle have været leveret.

Aflysninger, der meddeles mere end 24 timer før hjælpen skal leveres, honoreres ikke.

Leverandøren skal notere borgerens aflysning, jf. ovenfor om dokumentation.

Borgerens krav på erstatningsbesøg, når denne selv aflyser mindre end 24 timer før hjælpen skulle leveres, afhænger dels af hjælpens karakter og dels af, hvornår den næstfølgende hjælp er planlagt til. Denne vurdering skal i hvert enkelt tilfælde foretages af leverandøren.

For både pleje og praktisk hjælp gælder, at alle aflysninger skal indberettes elektronisk til Den centrale visitation én gang om måneden.

Indberetningen skal være Den centrale visitation i hænde senest den 3. hverdag i efterfølgende måned.

De nærmere retningslinier og procedurer for indberetning mm. vil blive udleveret ved underskrivelse af kontrakten.

Midlertidig hjælp

Leverandøren skal kunne udføre hjælp, som udelukkende gives for en nærmere defineret periode (vil fremgå af afgørelsen om hjælp). Ved udløb af perioden indstiller leverandøren leverancen.

Hvis borgerens situation gør, at der fortsat vil være behov for hjælp, skal leverandøren kontakte Den centrale visitation, der herefter revurderer borgerens eventuelle behov for fortsat hjælp.

Borgerens eventuelle egenbetaling for midlertidig hjælp er leverandøren uvedkommende.

4.1.10 Ophør af hjælp

Leverandøren kan kun indstille levering af hjælp til en borger, når der er foretaget en revurdering, eller efter aftale med borgeren (skal i sådanne tilfælde dokumenteres) eller i forbindelse med ændringer i det af Kommunalbestyrelsen fastlagte serviceniveau.

I særlige tilfælde kan leverandøren i samråd med visitator beslutte, at leverandøren indstiller levering af hjælp til en borger.

4.1.11 Skift af leverandør

Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en borger. Det er alene borgeren, der kan iværksætte et skift til en anden leverandør, hvilket som hovedregel kræver 30 dages varsel. I særlige tilfælde kan visitator dog godkende borgerens ønske om skift til anden leverandør med kortere varsel.

4.1.12 Akut visitering

Leverandør af pleje skal have en vagthavende medarbejder, der er til stede i alle døgnets 24 timer.

Leverandøren skal ved henvendelser uden for tidsrummet kl. 8.00 – 16.00 samt i weekender/helligdage iværksætte akutte foranstaltninger som følge af akutte ændringer hos borgeren.

Leverandøren kontakter i disse tilfælde Den centrale visitation førstkommende hverdag, således at den formelle visitation kan finde sted.

4.1.13 Ledsagelse til sygehus, læge, speciallæge mv.

Hvis en borger, der modtager pleje, skal til undersøgelse, behandling eller lignende på sygehus, hos egen læge eller speciallæge, skal leverandøren foretage en konkret og individuelt vurdering af, om borgerens fysiske og/eller psykiske tilstand gør, at borgeren har brug for ledsagelse.

I akutte situationer, eksempelvis i forbindelse med akut indlæggelse af borgeren, skal leverandøren foretage en konkret, individuel vurdering og overveje, hvorvidt personalet skal blive hos borgeren og i givet fald sikre, at denne ikke efterlades alene.

I forbindelse med borgerens indlæggelse er leverandøren forpligtet til at foretage aflysning/afmelding af mad, kørsel, træning, ophold på daghjem, dagcenter og værested mv. Kommer der flere leverandører i hjemmet koordineres dette via kommunens kontaktperson.

Hvis der i hjemmet er en ægtefælle/samlever kontakter leverandøren Den centrale visitation med henblik på vurdering af eventuelt fortsat behov for hjælp i hjemmet.

4.1.14 Oplysningspligt

Leverandøren har pligt til straks at underrette Den centrale visitation om

· alvorlige svigt – hvis borgeres grundlæggende behov for omsorg, pleje eller praktisk hjælp ikke tilgodeses, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb samt ved

· alle væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse, herunder eksempelvis indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning, mad eller dødsfald.

Endvidere skal Den centrale visitation straks underrettes om alle større uheld eller ulykker af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende, presse osv.

4.1.15 Arbejdspladsvurdering (APV)

Brøndby Kommunes visitator udarbejder i forbindelse med vurdering af borgerens behov og afgørelse om hjælp et arbejdsmiljøtjek.

Leverandøren er forpligtet til at gennemføre den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV) i borgerens hjem, og leverandøren skal sikre, at udførelsen af hjælpen sker i overensstemmelse hermed.

De hjælpemidler, som eventuelt er nødvendige for at overholde APV-ens krav, stilles til rådighed af Brøndby Kommune uden udgift for leverandøren. Dette gælder kun for standardhjælpemidler, som Brøndby Kommune i forvejen bruger.

4.1.16 Nødkald

Det er besluttet, at besvarelse af nødkald og reaktioner i forhold hertil, indtil videre varetages af Brøndby Kommunes hjemmesygepleje.

4.1.17 Krav om tværfagligt samarbejde

Opgaveløsningen hos den enkelte borger tager udgangspunkt i at skabe helhed i hjælpen.

Det er derfor et krav, at samarbejdet mellem leverandøren og kommunens ansatte bygger på respekt, loyalitet og tillid til, at beslutninger og handlinger hos samarbejdspartnere sker ud fra et ønske om at finde de bedste løsninger.

Hvis borgeren får praktisk hjælp af én leverandør og hjælp til pleje af en anden, er det et krav, at hjælpen mellem de to leverandører koordineres gennem samarbejdsbogen, i borgerens hjem.

Samarbejde mellem hjemmesygepleje og leverandør

Hjemmesygepleje er vederlagsfrit og udføres efter lægehenvisning.

Hos de borgere, hvor både kommunens hjemmesygepleje og leverandøren har opgaver, aftales det, hvordan samarbejdet skal forløbe. Får borgeren behov for en hjemmesygeplejerske i løbet af døgnet, kan sygeplejersken kontaktes. Oplysninger om telefonnummer mv. udleveres ved underskrivelse af kontrakten.

Hjemmesygeplejen har ansvaret for løsning af sygeplejeopgaver, herunder delegation af visse opgaver til leverandørens medarbejdere.

Hjemmesygeplejen skal desuden rådgive og vejlede leverandørens medarbejdere i sygeplejespørgsmål omkring den enkelte borger.

Uddelegering fra hjemmesygeplejen

Når hjemmesygeplejen skønner, at en opgave er af en sådan karakter, at den kan overtages af leverandørens medarbejder i forbindelse med plejen, uddelegeres opgaven til leverandøren. Uddelegering skal ske skriftligt og i samarbejde med Den centrale visitation.

Leverandøren har herefter ansvaret for opgaven og skal selvstændigt reagere, hvis der sker ændringer. Såfremt borgeren igen får brug for hjemmesygepleje, kontaktes hjemmesygeplejen.

Udskrivning fra sygehus mm.

Sygehuset kontakter koordinerende sygeplejerske, som giver besked videre til

· leverandøren, hvis der ikke er ændring i borgerens tilstand

· visitator, hvis der er sket ændringer i borgerens tilstand, eller hvis en borger får brug for hjælp (ny visitation)

I forbindelse med udskrivelse af borgere skal leverandøren være parat til at være til stede i borgerens hjem, den dag og på det tidspunkt, som sygehuset melder ud. Kommer der flere leverandører i hjemmet koordineres dette via kommunens kontaktperson.

Sygeplejeartikler

Såfremt en sygeplejeopgave er uddelegeret til leverandøren af den personlige pleje, er leverandøren forpligtet til kun at anvende produkter, der er godkendt af Brøndby Kommunes hjemmesygepleje. Leverandøren rekvirerer og henter disse produkter fra hjemmesygeplejen.

4.1.18 Samarbejdet med de pårørende

Leverandøren skal respektere borgerens ønsker om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende.

4.1.19 Dokumentation og notatpligt

Leverandøren er forpligtet til at føre optegnelser og dokumentation over relevant information om plejens/hjælpens forløb samt eventuelle aftaler med borgeren.

Idet leverandøren bliver bekendt med følsomme personlige oplysninger, samt oplysninger om væsentlige sociale problemer og private forhold skal leverandøren sikre, at disse informationer behandles som foreskrevet i persondataloven, forvaltningsloven og retssikkerhedsloven.

Brøndby Kommune forventer i nær fremtid at påbegynde indførelse af elektronisk omsorgsjournal. Det forudsættes derfor, at leverandører, der godkendes til personlig pleje, på sigt også skal kunne anvende denne journal.

4.1.20 Reklamation og klagesagsbehandling

Levering af plejeydelser og praktisk hjælp er omfattet af kompetencen for kommunens klageråd.

Det er Kommunalbestyrelsen, der nedsætter et klageråd, som drøfter, vurderer og videreformidler klager over afgørelser om tilbud efter §§ 71 og 72 i lov om social service og følger udviklingen på området og medvirker til, at opgaverne løses i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens målsætninger.

Klagerådet afgør tillige, hvilke generelle spørgsmål vedrørende personlig

og praktisk hjælp m.v. rådet vil forelægge for Kommunalbestyrelsen.

Klagerådet kan endvidere udtale kritik og foreslå ændringer på området.

Lovgrundlaget for klagerådenes arbejde findes i § 34 i lov om retssikkerhed og dokumentation på det sociale område.

Alle modtagere af pleje og praktisk hjælp kan klage over afgørelser om hjælp til Klagerådet i kommunen. Klager kan efter behandlingen i Klagerådet og efterfølgende Socialudvalget indbringes for Det Sociale Nævn efter de almindelige klageregler.

Leverandøren skal derfor medvirke til klagesagens behandling ved blandt andet at videregive relevante oplysninger. Der ydes ikke betaling for denne deltagelse.

Det er et krav, at leverandøren anvender et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende behandlinger, således at gentagelsestilfælde undgås.

Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af kommunens myndighedsfunktion dvs. Den centrale visitation. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen, henvises til Den centrale visitation.

Skriftlige klager fra borgere til leverandøren vedrørende medarbejderes udførelse af den aftalte opgave, besvares af leverandøren. Der skal samtidig ske indberetning til kommunen med kopi af klagen samt leverandørens svar til borgeren.

Leverandøren skal medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i forbindelse med sager til Klagerådet. Det sker blandt andet ved videregivelse af relevante oplysninger. Vejledning om redegørelser i forbindelse med klagesager vil blive udleveret i forbindelse med underskrivelse af kontrakten.

I forbindelse med reklamationer må der påregnes tidsforbrug på dialog med pårørende etc., hvilket der er taget højde for i den beregnede timepris. Der ydes derfor ikke betaling for dette.

4.1.21 Løbende kontrol og brugerundersøgelse

Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, blandt andet på overholdelse af tider, kvalitetskrav, og ved registrering af klagesager, brugerundersøgelsesanalyser, gennemgang af journaloplysninger, revurderinger m.v.

Der er på nuværende tidspunkt ikke truffet beslutning om iværksættelse af brugerundersøgelse, men Kommunalbestyrelsen kan efterfølgende beslutte at iværksætte sådanne.

4.2. Krav til virksomhedens forhold

4.2.1 Økonomiske forhold

Leverandøren skal kunne dokumentere, at denne ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør en opfyldelse af de forpligtelser, der vil følge med en godkendelse som leverandør.

Leverandøren er forpligtet til samtidig med anmodningen om godkendelse som leverandør, at medsende en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Herudover skal leverandøren fremsende de seneste tre årsregnskaber samt bankens erklæring om soliditet.

4.2.2 Gæld til det offentlige

Brøndby Kommune kræver, at leverandøren ikke må have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på 100.000 kr. eller derover.

Som bilag 4 er vedlagt en tro- og loveerklæring, som skal udfyldes og indsendes sammen med anmodningen om godkendelse som leverandør.

4.2.3 Godkendelse som praktiksted

Efter lov om grundlæggende Social- og Sundhedsuddannelser påhviler det Brøndby Kommune, at ansætte og løbende uddanne elever efter behovet for uddannet personale.

For de leverandører, der ønsker godkendelse gælder, at de skal påtage sig en uddannelsesforpligtelse svarende til leverandørens andel af den samlede arbejdsmængde, eventuelt påtagelse af praktikophold af kortere varighed.

Det er Social- og Sundhedsskolen, der foretager godkendelse af en arbejdsplads som praktiksted, hvilket sker efter nærmere retningslinier herfor.

Såfremt leverandøren godkendes som praktiksted er denne forpligtet til at følge gældende regler for oplæring og uddannelse af elever og det forudsættes, at der er et tæt samarbejde med Brøndby Kommunes uddannelseskonsulenter.

Uddannelsesmateriale og målsætninger for uddannelsen mm. udleveres, såfremt det bliver aktuelt.

Brøndby Kommune vil ikke udelukke leverandører, såfremt de ikke er godkendt som praktiksted men forudsætter, at den pågældende leverandør så vidt muligt søger godkendelse som praktiksted.

4.2.4 Referencer

Leverandører skal fremsende eventuelle referencer fra tilsvarende opgaver med angivelse af kontaktperson.

Brøndby Kommune forbeholder sig ret til at henvende sig til de pågældende.

4.2.5 Minimumskapacitet

Brøndby Kommunes ældrepleje er opdelt i to områder, Brøndby Nord og Brøndby Syd. Hjemmeplejen er centreret omkring de tre ældrecentre.

Godkendelse som leverandør medfører, at denne forpligter sig til at yde den pågældende service hos alle borgere i kommunen (dog undtaget plejeboligerne), som ønsker at benytte sig af leverandørens ydelser.

4.2.6 Service- og kvalitetskrav

Det er et krav, at ydelserne udføres i henhold til den konkrete afgørelse om hjælp (visitationen) og ud fra Brøndby Kommunes serviceniveau for personlig pleje og praktisk hjælp jf. kvalitetsstandarderne.

Brøndby Kommunes aktuelle serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for personlig pleje og praktisk hjælp mv. med tilhørende ydelsesbeskrivelser, jf. bilag 2.

4.2.7 Instrukser og vejledninger m.v.

En del af kommunens opgavevaretagelse er reguleret ved instrukser og vejledninger. I disse instrukser og vejledninger er der en række krav, som leverandørerne skal efterleve, selv om en del af kravene er formuleret som interne kommunale krav.

4.2.8 Uddannelsesmæssige krav

Brøndby Kommune stiller som minimum krav om, at leverandørens medarbejdere har et uddannelsesniveau/kompetenceniveau svarende til det Ældre- og omsorgs faste medarbejdere med samme opgaver har.

Pleje

For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af pleje gælder, at de af leverandørens medarbejdere, der skal løse plejeopgaver, skal have en sundhedsfaglig uddannelse, som f.eks. social- og sundhedshjælper/assistent, hjemmehjælper, sygehjælper, plejehjemsassistent eller sygeplejerske.

Praktisk hjælp

For de leverandører, der ønsker godkendelse til leverance af praktisk hjælp gælder, at medarbejderne så vidt muligt har en social- og sundhedsuddannelse.

Leverandøren kan i særlige situationer efter ansøgning og med godkendelse fra Ældrechefen ansætte personale med en anden uddannelsesbaggrund.

Når der på grund af mangel på uddannet personale må ansættes ikke-uddannet personale til praktisk hjælp, er det et krav, at personalet har den fornødne viden, så de i hvert enkelt tilfælde er i stand til at medinddrage borgerne med henblik på aktiverende sigte.

Leverandøren skal senest seks måneder efter ansættelsen af ikke – uddannede medarbejdere udarbejde en uddannelsesplan for den pågældende.

Det skal tilstræbes, at social- og sundhedsuddannelsen skal være påbegyndt senest to år efter udarbejdelse af uddannelsesplanen. Kravet kan dog fraviges, jf. bemærkning herom i afsnit 5.1.

Hvis leverandøren ikke har mulighed for at skaffe uddannede medarbejdere til afløsning, kan leverandøren undtagelsesvis bruge ikke-uddannede medarbejdere.

I anmodningen om godkendelse, jf. bilag 3 skal leverandørens nuværende antal medarbejdere angives fordelt på uddannelseskategorier.

4.2.9 Krav til legitimation og kommunikation med borgeren

Leverandøren er forpligtet til, at udstyre alle medarbejdere med billedlegitimation, således at de altid kan identificere sig over for borgeren.

Legitimationen skal bæres synligt uden på tøjet.

Leverandøren er ligeledes forpligtet til at sikre, at medarbejderne taler et pænt, forståeligt dansk og udtrykker sig klart og tydeligt.

Der skal således tages hensyn til, at leverandørens medarbejdere kan gøre sig forståelig på dansk over for dansktalende borgere, og på den anden side også, at leverandøren har medarbejdere, der kan betjene fremmedsprogede borgere.

4.2.10 Krav om straffeattest ved ansættelse

Brøndby Kommune har besluttet, at der ved ansættelse af personale skal fremvises straffeattest.

Leverandøren forpligter sig til at overholde ovennævnte og skal på forlangende kunne dokumentere, at dette overholdes.

4.2.11 Tavshedspligt

Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af hjælpen, jf. straffelovens § 152, forvaltningslovens § 27 og bestemmelserne i retssikkerhedslovens § 43, stk. 2 og 3.

Alle leverandørens ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne er bekendt med deres tavshedspligt.

Forpligtelsen til at underskrive tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen får adgang til borgerens hjem.

Forpligtelsen omfatter ligeledes andre medarbejder, der har adgang til fortrolige oplysninger, f.eks. via leverandørens eller underleverandørens IT-system, eller manuelle journaler og notater.

Tavshedspligten gælder alle forhold vedrørende den enkelte borger.

Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav.

Tavshedspligten ophører ikke ved kontraktens ophør.

Leverandøren og kommunen er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt. Denne pligt består også efter, at kontrakten er bragt til ophør, uanset årsagen hertil.

5 Vilkår

De kontraktmæssige vilkår er alle samlet i en standardkontrakt. Denne vil blive fremsendt, såfremt ansøgeren godkendes som leverandør.

5.1 Det sociale kapitel

Brøndby Kommune ønsker at medvirke til, at personer med nedsat erhvervsevne opnår/bevarer tilknytningen til arbejdsmarkedet.

Leverandøren er derfor forpligtet til at tage et socialt medansvar og være aktiv for at sikre:

· at ansatte med nedsat arbejdsevne har mulighed for at blive fastholdt i beskæftigelse

· at der forsøges rekrutteret personale udefra (integration) med nedsat arbejdsevne

· at uuddannede medarbejdere, der er ansat, og som udfører et godt og kvalificeret arbejde, men som ikke ønsker, eller bogligt ikke evner at tage en social- og sundhedsuddannelse, kan fastholdes

Leverandøren skal derfor underskrive erklæring om at ville modtage sådanne medarbejdere og beskæftige disse iht. nærmere retningslinier.

Brøndby Kommune stiller krav om, at ekstraordinære medarbejdere (jobtræningspersoner m.fl.) skal arbejde sammen med en erfaren medarbejder i perioden fra ansættelsestidspunktet og til de har været igennem et introduktionsprogram, og er i stand til at arbejde selvstændigt.

5.2 Etnisk ligestilling

Leverandøren skal tilkendegive, at han for de ansatte på de omhandlede opgaver har eller vil indføre en skriftlig formuleret politik med henblik på at ligestille personer med forskellig etnisk oprindelse.

6 Prisforhold

Dette afsnit om prisforhold angiver de generelle forudsætninger for fastsættelse af den beregnede pris.

6.1 Timepriserne

Timepriserne dækker omkostninger forbundet med at levere en times hjælp hos borgeren (”Ansigt til ansigt”). De omfatter samtlige omkostninger, der vedrører kommunens leverandørvirksomhed af pleje og praktisk hjælp, herunder både direkte og indirekte omkostninger.

Timepriserne dækker dels pleje døgnet rundt alle ugens syv dage, dels praktisk hjælp på hverdage i dagtimerne.

Priserne er pr. 1. december 2005 fastsat til:

Personlig pleje, dag 304 kr.

Personlig pleje, ubekvemme tider 357 kr.

Praktisk hjælp 283 kr.

Revideret december 2005.