Afdelingen for Sundhed og Omsorg

Søren Frichs Vej 36 M

8230 Åbyhøj

og XX (den godkendte leverandør)

om levering af madservice inden for Århus Kommunes frit valgsordning.

[godkendte ydelseskategorier...]

Den 29. maj 2002 vedtog Folketinget en række ændringer af Lov om Social Service. Ændringerne indebærer bl.a., at der er indført frit leverandørvalg for så vidt angår personlig og praktisk hjælp, herunder madservice.

Leverandøren skal ud over nærværende kontrakt efterleve Lov om Social Service ved udførelsen af ydelserne efter denne kontrakt.

I overensstemmelse med de rammer, som følger af ændringerne i Lov om Social Service, har Århus Kommune udarbejdet et aftalegrundlag, som har dannet udgangspunkt for leverandørens anmodning om godkendelse.

På grundlag af dette godkendelsesmateriale og leverandørens anmodning har parterne indgået nærværende kontrakt. Kontrakten indebærer, at leverandøren er godkendt til at yde madservice i Århus Kommune.

Bilagene er en del af aftalen. Såfremt der måtte være indbyrdes modstrid mellem, hvad der er anført i kontrakten og bilagene, har kontrakten fortrinsret frem for bilagene.

Som supplement til denne kontrakt og det tilhørende godkendelsesmateriale vil Århus Kommune udarbejde en håndbog (leverandørhåndbogen) med retningslinier for det daglige samarbejde med leverandører inden for frit valgsordningen.

Leverandørhåndbogens retningslinier er bindende for leverandørerne og har bl.a. som mål nærmere at beskrive de forpligtelser, der fremgår af kontrakten.

Godkendelse til at yde madservice medfører, at leverandøren er forpligtet til at yde den pågældende service hos alle brugere i de områder, godkendelsen omfatter (dog undtaget plejeboliger og lignende boligenheder), som ønsker at benytte sig af leverandørens ydelser. Denne forpligtelse vil efter konkret aftale kunne fraviges.

Nærværende kontrakt er gældende for de geografiske områder, som fremgår af bilag [XX].

Kontraktens løbetid er fra og med 1. april 2003 til og med 30. september 2005, hvor kontrakten udløber uden opsigelse.

Århus Kommune vil senest i løbet af første halvår 2004 foretage en evaluering af frit valgsordningen. På baggrund heraf vil byrådet skulle træffe beslutning om eventuelle justeringer af ordningen, herunder fremtidige kontraktperioder.

Senest 6 måneder forud for kontraktens udløb, skal leverandøren tilkendegive, om de ønsker at fortsætte som leverandør efter kontraktens udløb, jf. i øvrigt afsnit 5 om opsigelse og fornyet godkendelse og afsnit 15 om ændringer og tilpasninger i kontrakten.

Leverandøren skal i mødet med brugeren efterleve de værdier og målsætninger, som fremgår af kommunens værdisæt.

Ved arbejdets udførelse gælder der et værdisæt, som kommunen gerne vil kendes ved og kendes på, og som leverandøren skal tage udgangspunkt i. Værdisættet består af 7 overordnede værdiord, som er dialog, ansvarlighed, nærvær, respekt, tillid, engagement og omtanke.

Kommunens madpolitik er under udarbejdelse og vil fremgå som krav til leverandørerne, når politikken er blevet politisk godkendt.

Kontraktens bestemmelser skal i sin helhed forstås i sammenhæng med disse værdier og målsætninger.

Ydelserne skal udføres i henhold den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra Århus Kommunes serviceniveau.

Krav til serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for madservice samt den mere detaljerede ydelsesbeskrivelse for de forskellige delydelser, jf. bilag C til godkendelsesdokumentet.

Det er således i ydelsesbeskrivelsen, at kravene til serviceniveau mv. for de enkelte delydelser er fastlagt.

Det er kommunen, som på baggrund af en konkret, individuel vurdering af brugernes samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang og art.

Denne visitation foretages af en visitator fra kommunens myndighedsfunktion. En afgørelse er skriftlig og indeholder skriftlig begrundelse samt oplysninger om, hvilket madtilbud brugeren er godkendt til.

Afgørelsen udgør samtidig beskrivelsen af den madservice, som leverandøren skal levere til brugeren og udgør dermed afregningsgrundlaget.

Der foretages fornyet visitation, når kommunen vurderer, at der er behov for det. Dog vil fornyet visitation som minimum finde sted én gang om året.

Brugere af pleje og praktisk hjælp, herunder madservice, har ifølge § 75 f. i Lov om Social Service ret til helt eller delvist at vælge en anden hjælp end den, der er truffet afgørelse om.

Såfremt brugeren ønsker ændringer i den tildelte hjælp, som ændrer væsentligt ved madservicens form og/eller sigte, skal leverandøren orientere kommunen herom med henblik på eventuelt at revurdere brugerens behov (ny visitation), jf. i øvrigt afsnit 3.2.4.

Ydelsesbeskrivelse og kvalitetsstandard opdateres som udgangspunkt én gang årligt, men ændret lovgivning og kommunalt vedtagne ændringer kan medføre hyppigere opdateringer.

Kommunen vil give meddelelse til leverandørerne om ændringer i serviceniveau mv., og leverandørerne skal melde tilbage, når ændringerne er implementeret.

Når der er besluttet ændringer i serviceniveauet, vurderer kommunen, om enhedspriserne skal justeres i op- eller nedadgående retning.

Leverandørerne skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af kommunen, eller som følger af lovgivning.

Leverandøren er ved ændringer i serviceniveauet og dermed kravene til ydelserne berettiget til at opsige kontrakten med kommunen med 90 dages varsel i overensstemmelse med opsigelsesbestemmelserne i afsnit 5.

Århus Kommune har til hensigt at indlede et dialogbaseret samarbejde med de godkendte leverandører. Samarbejdets form og organisering er endnu ikke fastlagt endeligt og vil bl.a. afhænge af antallet af godkendte leverandører.

I den sammenhæng er leverandøren bl.a. forpligtet til at deltage i 2 årlige møder. Deltagelse i disse møder indgår i den beregnede timepris og afregnes derfor ikke særskilt.

Leverandøren vil primært skulle kommunikere med kommunens myndighedsfunktion, jf. beskrivelsen i kapitel 3 i godkendelsesdokumentet. De nærmere kontaktflader mellem leverandøren og kommunen vil afhænge af opgavernes karakter mv.

Såfremt leverandøren ikke ved, hvilken enhed i kommunen der skal kontaktes, kan der altid rettes kontakt til Bestillerkontoret på telefon: 89 40 40 48.

Tidspunktet for levering/afhentning aftales mellem brugeren og leverandøren.

Leverandører af fleksibel mad - både for samlet madservice og madservice uden udbringning - skal kunne træffes telefonisk af brugeren og kommunen i tidsrummet kl. 08.00 -15.00 alle hverdage (mandag til fredag).

Leverandører af varmholdt mad - både for samlet madservice og madservice uden udbringning - skal kunne træffes telefonisk af brugeren og kommunen i tidsrummet kl. 08.00 -15.00 alle hverdage (mandag til fredag), samt i tidsrummet kl. 8.00 - 12.00 lørdag og søndag.

Leverandøren er forpligtet til at meddele til kommunens myndighedsfunktion, såfremt brugeren selv tilkendegiver eller observeres at have problemer eller ændringer i behov (f.eks. behov for hjælp til mad, pleje, nye eller ændrede hjælpemidler, træning, aktiviteter). Samme forpligtigelse gælder, hvis leverandøren observerer, at brugeren har fået det bedre (ikke længere har behov for ydelser).

Kommunen kan fastlægge, hvordan meddelelsen skal finde sted.

Overordnet gælder det, at leverandøren skal sikre en god kvalitet i udførelsen af servicen, herunder god og effektiv brugerbetjening og brugerservice, der er målrettet ældre og handicappede, jf. afsnit 3.1.1.

Leverandøren erklærer at være opmærksom på, at der gælder særlige forvaltningsmæssige love og regler, som skal efterleves i forbindelse med arbejdets tilrettelæggelse, jf. Retssikkerhedsloven § 43.

Maden skal ernæringsmæssigt generelt leve op til "Anbefalinger for den danske institutionskost", Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri (Veterinær- og Fødevaredirektoratet), 1999. Der henvises til http://www.vfd.dk.

Leverandøren skal være godkendt af den stedlige fødevareregion og skal leve op til de gældende regler om fødevarekontrol:

Herunder:

• Bekendtgørelse nr. 352 af 30. maj 2002 om egenkontrol i fødevarevirksomheder mv.

• Bekendtgørelse nr. 94 af 21. februar 2002 om uddannelse i fødevarehygiejne

• Bekendtgørelse nr. 26 af 18. januar 2002 om autorisation mv. ved behandling og salg af fødevarer mv. samt kontrolmærkning af animalske fødevarer samt

• Bekendtgørelse nr. 198 af 22. marts 2001 om fødevarehygiejne

Kommunen forbeholder sig ret til at inddrage fødevareregionernes vurdering i forbindelse med leverandørtilsynet.

For leverandører af samlet madservice gælder i særlig grad bestemmelserne om transport i Bekendtgørelse nr. 198 af 22. marts 2001 om fødevarehygiejne.

Ved levering af maden til brugerne gælder i øvrigt, at leverandørens personale (udbringer) skal efterleve kommunens generelle krav til takt og tone, jf. bilag C til godkendelsesdokumentet.

Udbringer skal altid være velsoigneret og iført rent og praktisk tøj.

Udbringer skal overfor modtagerne kunne fremvise legitimation. Afdelingen for Sundhed og Omsorg vil i forbindelse med udarbejdelse af leverandørhåndbogen udarbejde retningslinier for legitimationskortet.

Hvis brugeren ikke er hjemme, gælder oplysningspligt, jf. afsnit 3.4.1 nedenfor.

For leverandører af madservice med ugentlig levering kræves en varedeklaration på den leverede mad. Som minimum skal varedeklarationen indeholde:

• Leverandørens navn
• Indhold (oplistet i prioriteret rækkefølge, startende med den ingrediens, der er mest af)
• Produktionsdato
• Sidste anvendelsesdato

Leverandøren skal sikre, at servicen leveres i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugerne af servicen ikke mærker til de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren, jf. Lov om Social Service § 75 b.

Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende.

Der må ikke aflyses hjælp til madservice.

Ved omlægning af aftaler i forhold til levering orienteres brugeren telefonisk eller skriftligt.

Hvis en daglig levering af f.eks. varm mad flyttes mere end 45 minutter i forhold til det aftalte tidspunkt, orienteres brugeren telefonisk.

Hvis en ugentlig levering af f.eks. frostmad flyttes mere end 90 minutter i forhold til det aftalte tidspunkt, orienteres brugeren telefonisk.

Leverandører af fleksibel mad - samlet madservice og madservice uden udbringning med afhentning - har krav på afregning, hvis brugeren aflyser maden efter kl. 9.00 på dagen for den aftalte levering. Dog skal aftalt levering til lørdag/søndag aflyses inden kl. 15.00 fredag.

Leverandører af varmholdt mad - samlet madservice og madservice uden udbringning med afhentning - har krav på afregning, hvis brugeren aflyser maden efter kl. 9.00 på dagen for den aftalte levering. Dette gælder alle ugens dage - mandag til søndag.

Udgiften ved senere aflysning end de anførte tidsfrister påhviler i alle tilfælde brugeren.

Aflysninger, der meddeles førend kl. 9.00 på dagen for den aftalte levering, honoreres ikke.

Ophør af leveringen, der kommer til leverandørens kendskab inden kl. 9.00 på dagen for den aftalte levering, honoreres ligeledes ikke.

Alle aflysninger skal indberettes elektronisk til Bestillerkontoret én gang om måneden.

Leverandører af samlet madservice har pligt til én gang i kvartalet at opdatere det informationsmateriale om frit valgsordningen og de godkendte leverandører, som befinder sig i de pågældende brugeres hjem.

Leverandøren skal sikre, at personer, som tilvirker fødevarer, gennemfører en uddannelse med certifikat i fødevarehygiejne etableret efter reglerne i Lov om arbejdsmarkedsuddannelser. Der henvises i øvrigt til Bekendtgørelse om uddannelse i fødevarehygiejne, Bekendtgørelse nr. 94 af 21. februar 2002 og bilag B.

Leverandørerne skal sikre, at mindst 5 pct. af de stillinger, der anvendes til at opfylde kontrakten, besættes med medarbejdere fra særlige grupper, og ansættelsen skal være af mindst ½ års varighed.

Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der, såfremt de er under 30 år, har været ledige i mere end 13 uger, og, såfremt de er over 30 år, har været ledige i mindst 6 måneder, og som:

0. har begrænsninger i arbejdsevnen

0. har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller

0. har været ude for ændringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse

Leverandøren kan vælge at besætte ledige stillinger på særlige vilkår med arbejdstagere fra andre EU-lande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte. Leverandøren kan ikke opfylde sin forpligtelse til at foretage ansættelser på særlige vilkår ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren, til den omhandlede arbejdsopgave.

Såfremt leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren overføre medarbejdere til at varetage den omhandlede arbejdsopgave, selv om det kan betyde, at kravet om ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper midlertidigt ikke kan opfyldes.

Såfremt leverandøren ikke kan ansætte medarbejdere, der opfylder betingelserne for ansættelse på særlige vilkår, skal leverandøren rette henvendelse til kommunen og anmode om at få formidlet medarbejdere til ansættelse på særlige vilkår.

Såfremt leverandøren ikke ansætter en af Århus Kommune foreslået person, skal arbejdsgiveren give meddelelse om dette til kommunen. Denne meddelelse skal indeholde en begrundelse herfor.

Hvis Århus Kommune ikke kan foreslå medarbejdere fra de særlige grupper, jf. ovenfor, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale vilkår, selv om leverandørens forpligtelse dermed ikke overholdes.

Ovenstående bestemmelser medfører, at en leverandør med et antal ansatte, svarende til 10 fuldtidsstillinger (årsværk), på årsbasis skal have ansat personer fra særlige grupper, jf. ovenfor, svarende til mindst ½ årsværk og med en ansættelsesperiode på mindst ½ års varighed.

Såfremt leverandøren har mere end 20 ansatte, skal leverandøren tilkendegive, at han for de ansatte på den udbudte opgave har eller vil indføre en skriftligt formuleret politik vedrørende arbejdsfastholdelse.

Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelser på særlige vilkår opfyldes.

Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om en fastholdelsespolitik opfyldes.

Manglende overholdelse af ovenstående bestemmelser anses som misligholdelse, jf. afsnit 6.

Dog vil der i tilfælde med mindre leverandører, hvor kravet om ansættelse af personer fra særlige grupper fører til krav om mindre end ½ årsværk, kunne træffes konkret aftale med kommunen om en alternativ løsning.

Leverandøren skal tilkendegive, at han for de ansatte på de omhandlede opgaver har eller vil indføre en skriftligt formuleret politik med henblik på at ligestille personer med forskellig etnisk oprindelse.

Ligestillingspolitikken skal omfatte ansættelse, afskedigelse, forflyttelse, uddannelse, forfremmelse samt løn- og ansættelsesvilkår.

Politikken skal indeholde en målbar målformulering.

Den nævnte politik skal mindst gælde for en tidsperiode svarende til kontraktperioden.

Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere tilstedeværelsen af den nævnte politik, ligesom leverandøren på anmodning skal redegøre for opfyldelsen af de opstillede mål.

Manglende overholdelse af ovenstående bestemmelser anses som misligholdelse af kontrakten, jf. afsnit 6.

Leverandøren skal til enhver tid arbejde under hensyntagen til kommunens overordnede værdier, jf. afsnit 3.1.1, og skal i forhold til uforudsete situationer mv. agere under hensyntagen hertil.

Endvidere vil kommunen løbende orientere leverandøren om kommunens til enhver tid foreliggende instruktioner, som retter sig mod eksterne leverandører. Det påhviler leverandøren at handle under hensyntagen hertil.

Leverandøren skal give kommunen oplysninger om forhold, der kan hindre opfyldelse af den indgåede kontrakt.

Endvidere skal kommunen omgående underrettes om alle større uheld eller ulykker af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende, presse osv. Henvendelse af generel eller principiel karakter samt andre henvendelser fremsendes til kommunen.

Specielt ved udbringning af mad skal der omgående gives tilbagemelding til kommunen om alle uregelmæssigheder under udbringningen (herunder, hvis modtager ikke er hjemme/ikke lukker op eller forekommer at have behov for hjælp).

I kontraktperioden er der gensidig informations-/orienteringspligt mellem leverandøren og kommunen om forhold, der har relation til udførelsen af madservice. Endvidere henvises til afsnit 3.5.1 for så vidt angår behandling af reklamationer.

Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en bruger. Brugeren kan anmode om skift til en anden leverandør, og skift vil finde sted med 30 dages varsel. I særlige tilfælde kan kommunen dog godkende brugerens ønske om skift til en anden leverandør med kortere varsel. Leverandøren kan ikke kræve ekstra betaling i denne forbindelse.

Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås.

Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af kommunens myndighedsfunktion. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen, henvises til kommunen.

Leverandøren skal én gang i kvartalet fremsende en oversigt over alle modtagne skriftlige klager. De nærmere retningslinier herfor vil blive beskrevet i leverandørhåndbogen.

Skriftlige klager fra brugere til leverandøren og/eller en underleverandør vedrørende forhold ved dennes medarbejderes udførelse af den aftalte opgave, besvares af den godkendte leverandør.

Leverandøren skal uden beregning medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i forbindelse med sager i Klagerådet. Det sker bl.a. ved videregivelse af relevante oplysninger mv.

I forbindelse med reklamationer vil der skulle påregnes tidsforbrug på dialog med pårørende osv., som der er taget højde for i den beregnede timepris, jf. afsnit 14.

Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelser, gennemgang af journaloplysninger, revurderinger, undersøgelse af overholdelse af tidsfrist for iværksættelse af madservicen mv.

Leverandøren skal være opmærksom på, at der én gang årligt gennemføres en brugerundersøgelse, og at resultaterne heraf offentliggøres.

Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med. Tavshedspligten gælder forhold omhandlende den enkelte bruger.

Alle leverandørens ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelovs § 152.

Forpligtigelsen til at underskrive tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Forpligtelsen omfatter imidlertid ligeledes andre medarbejdere, der har adgang til fortrolige oplysninger, f.eks. via leverandørens eller underleverandørens IT-system.

Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav.

Tavshedspligten er livslang og ophører ikke ved kontraktperiodens ophør.

Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra brugerne.

Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge eller sælge varer til brugerne.

De private leverandører har mulighed for at tilbyde brugerne tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i ydelsesbeskrivelserne for madservice. Det skal bemærkes, at det kun er de private leverandører, som under den nuværende lovgivning har adgang til at levere tilkøbsydelser.

Såfremt leverandøren indgår aftale med en bruger af madservice om tilkøbsydelser, gøres der opmærksom på, at disse ydelser skal indgås via en særskilt aftale. Aftalen skal være skriftlig, og leverandøren skal efter anmodning dokumentere over for kommunen, hvilke aftaler der er indgået.

Brugeren skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser.

Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og brugeren, er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for kommunen. Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i Lov om visse forbrugsaftaler ("dørsalgsloven").

Leverandøren skal være indstillet på at levere statistik til kommunen, som kommunen af lov- eller indberetningspligtige årsager er forpligtet til at levere.

Statistikken vil i vid udstrækning kunne udtrækkes direkte fra Århus Kommunes Omsorgssystem, men der kan eventuelt blive tale om supplerende statistik. Der er taget højde for sidstnævnte i den beregnede timepris.

Såfremt leverandøren eller dennes medarbejdere eller elever i praktik under udførelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader.

Leverandøren hæfter også for arbejdsskader på elever og praktikanter, så længe de er under leverandørens instruktionsbeføjelse. Leverandørens arbejdsskadeforsikring skal således omfatte denne persongruppe.

Såfremt skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader af enhver art, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre.

Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsikring med en samlet forsikringssum på minimum 5 mio. kr. pr. skade og pr. år.

Kommunen vil kræve dokumentation herfor senest ved kontraktunderskrivelse og bede leverandøren forny dokumentation én gang årligt.

Leverandøren kan ikke ændre væsentlige forhold, herunder regulering af forsikringssummer i nedadgående retning, uden kommunens forudgående accept.

Såfremt leverandørens brugerantal i kontraktperioden overstiger 100, forbeholder kommunen sig ret til at kræve forsikringssummen hævet.

I kontraktperioden, jf. afsnit 2, kan leverandøren opsige nærværende kontrakt når som helst med et varsel på 90 dage regnet til den 1. i en måned.

Kommunen kan - såfremt der foreligger en situation, hvor der er behov for at opsige alle eller en gruppe af leverandørkontrakterne - foretage sådanne opsigelser med 180 dages varsel til den 1. i en måned. En sådan opsigelse kan dog tidligst meddeles til ikrafttræden pr. 1. januar 2004. Kontrakten udløber dog uden opsigelse ved kontraktens udløb, jf. afsnit 2.

Kommunen vil kvartalsvis gennemføre vurdering af nye leverandører, der ønsker at blive godkendt. Ved disse vil leverandører, der er godkendt i Århus Kommune i et eller flere distrikter, kunne anmode om godkendelse i forhold til nye distrikter.

Godkendelse af leverandører, der i forvejen er godkendt af Århus Kommune, vil almindeligvis ske på grundlag af den tidligere godkendelse. Kommunen vil dog konkret vurdere, om der skal gennemføres en sædvanlig godkendelsesprocedure svarende til proceduren i forbindelse med førstegangsgodkendelse af leverandører i Århus Kommune. Endvidere skal leverandøren dokumentere, at leverandøren har den kapacitet og de ressourcer, der er nødvendige for, at leverandøren kan opfylde sine forpligtelser som leverandør til de nye ydelser eller udvidede distrikter, som leverandøren ansøger om godkendelse til.

Leverandører, der i forvejen er godkendt af kommunen, og som ønsker at fortsætte som godkendte leverandører med uændrede distrikter og ydelsesområder, skal på kommunens opfordring og med et varsel, der almindeligvis vil udgøre 6 måneder før den aktuelle/gældende kontrakts udløb, bekræfte denne interesse.

I tilfælde af væsentlig misligholdelse kan kontrakten ophæves eller - efter eget valg - opsiges med forkortet varsel. Ved væsentlig misligholdelse gælder dansk rets almindelig regler.

Det betragtes altid som væsentlig misligholdelse, hvis en leverandør får gæld til det offentlige af et sådant omfang, at den pågældende ikke ville være blevet godkendt som leverandør, hvis oplysningerne havde foreligget på godkendelsestidspunktet.

Såfremt en part misligholder sin kontrakt, uden at der dog foreligger væsentlig misligholdelse, vil den anden part være berettiget til - ekstraordinært - at opsige kontrakten med forkortet varsel.

Opsigelsesvarslet skal ved sådanne ekstraordinære opsigelser, f.eks. opsigelse som følge af manglende indberetninger i henhold til afsnit 3.2.4, fastsættes, så opsigelsesvarslet er rimeligt for begge parter.

Ved vurderingen af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler.

Leverandøren er således erstatningsansvarlig over for kommunen for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit 10 om force majeure.

En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at kommunen tillige kræver erstatning.

Såfremt leverandøren i kontraktperioden opnår aftale med 50 brugere eller derover, skal leverandøren stille en uigenkaldelig anfordringsgaranti svarende til 5 pct. af den forventede årlige omsætning (ekskl. moms).

Århus Kommune udarbejder en obligatorisk garantitekst, som leverandørerne skal anvende.

Realiserer Århus Kommune sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen skriftligt leverandøren og sikkerhedsstilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende og størrelsen af det hævede beløb. Beløbet udbetales til Århus Kommune inden 10 hverdage efter, kravet er stillet.

Sikkerhedsstillelsen skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er afhjulpet. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb.

Godkendelsen af leverandøren og dermed kontrakten kan ikke overdrages uden forudgående samtykke fra kommunen. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes forudgående samtykke fra kommunen.

Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører.

Der stilles som udgangspunkt samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte virksomhed.

Den godkendte virksomhed er i alle forhold sammen med underleverandøren ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv.

Det fremgår af leverandørhåndbogen, i hvilket omfang kommunen skal godkende underleverandører.

Såfremt leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter er berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om en ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt leverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren.

I det omfang udefra kommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over såsom krig, naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lock-out eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, han i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Såfremt sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed stående midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom.

Det bemærkes, at det ikke betragtes som force majeure, hvis snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene.

Kommunen har dog ret til at lade arbejdet udføre selv eller af andre, så længe leverandøren er forhindret som følge af force majeure.

Værneting er i alle tilfælde Retten i Århus. Lovgrundlag er i alle tilfælde dansk lov.

Parterne (kommunen og leverandøren) anerkender, at de har modtaget eller igennem kontraktperioden vil modtage oplysninger om den anden part og dennes virksomhed, som er af fortrolig karakter, jf. i øvrigt bestemmelserne om tavshedspligt under afsnit 3.5.3.

Enhver meddelelse i henhold til denne kontrakt skal sendes til følgende adresser:

Kommunen:

Århus Kommune, Magistratens 3. Afdeling

Bestillerkontoret

Søren Frichs Vej 36 M

8230 Åbyhøj

Mrk. "Frit valg - leverandørhenvendelse"

Leverandøren:

XX

Det daglige samarbejde mellem leverandøren og kommunen er beskrevet i godkendelsesmaterialet.

Der henvises til bilag D til godkendelsesmaterialet.

I aftalen er enkelte steder anført, at nogle nærmere angivne ydelser ikke afregnes særskilt, idet der er taget højde herfor i de beregnede priser. De anførte henvisninger er alene eksempler, idet alle leverandørens generelle ydelser udføres af og bekostes af leverandører, der, således såvel i forhold til brugerne som i forhold til Århus Kommune, er indeholdt i de beregnede priser.

De eneste tilfælde, der er undtaget herfra, er de tilfælde, der specifikt er fremhævet i nærværende aftale. Det bemærkes, at aftalens opsigelsesbestemmelser, herunder begrænsningerne i Århus Kommunes ret til at ændre aftalen, er fastlagt under hensyntagen hertil.

Leverandører af madservice skal kunne tilbyde brugerne et måltid (f.eks. en hoved- og biret) i overensstemmelse med kommunens priskrav. Disse priskrav fremgår af bilag D til godkendelsesdokumentet.

Det betyder, at leverandøren skal tilbyde mindst ét måltid, hvor brugerens egenbetaling svarer til egenbetalingen ved valg af den kommunale leverandørs tilbud. På den måde sikres det, at alle brugere - uanset valg af leverandør - tilbydes et måltid med den samme egenbetaling.

Brugerens egenbetaling fremgår også af bilag D til godkendelsesdokumentet.

Brugerens egenbetaling afregnes direkte mellem leverandøren og brugeren. Nærmere retningslinier herfor vil blive fastsat i leverandørhåndbogen.

Leverandøren har mulighed for at tilbyde andre måltider eller måltidssammensætninger. For disse måltider vil kommunes tilskud, jf. bilag D, være uændret, mens brugerens egenbetaling kan variere både i opadgående og nedadgående retning. I relation hertil understreges det, at det kommunale tilskud uden moms aldrig kan være større end den valgte leverandørs pris uden moms.

I tilfælde, hvor brugeren af madservice vælger et måltid, der er billigere end det kommunale tilskud, vil det kommunale tilskud blive reduceret tilsvarende, jf. Socialministeriets Vejledning af 9. oktober 2002 efter Lov om Social Service.

Den udgående moms forventes endvidere refunderet af kommunen. Momsrefusionen fra kommunen forventes at svare til momsen af ydelser, der er prissat svarende til kommunens priskrav. Kompensation for moms for de ydelser, der afviger fra kommunens priskrav er endnu uafklaret. Der afventes svar på dette spørgsmål fra Socialministeriet.

For leverandører af madservice uden udbringning skal brugeren med sin underskrift dagligt kvittere for modtagelsen. Er brugeren visiteret til ugentlig afhentning, skal brugeren kvittere ugentligt ved afhentning. Brugerens kvittering er leverandørens og kommunens dokumentation for, hvad der er leveret (antal måltider og type).

I kontraktperioden vil kommunen udarbejde retningslinier for brugerens kvittering ved levering af samlet madservice. Retningslinierne vil komme til at fremgå af leverandørhåndbogen.

Prisfastsættelsen for den udbragte madservice tager udgangspunkt i de gennemsnitlige produktionsomkostninger pr. portion i de fire produktionskøkkener i Magistratens 3. Afdeling.

Enhedspriserne dækker omkostningerne forbundet med at producere og eventuelt levere én enhed. De omfatter samtlige omkostninger, der vedrører kommunens leverandørvirksomhed af madservice, herunder både direkte og indirekte omkostninger (inklusiv forrentning og afskrivning mv.).

Priserne og yderligere beskrivelse af beregningsprincipper og -forudsætninger fremgår af bilag D til godkendelsesdokumentet.

Århus Kommune sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter fremsendelse af betalingsanmodning (faktura).

Sidste rettidige betalingsdag er således fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Falder den således beregnede sidste rettidige betalingsdag på en lørdag, søn- og helligdag eller Grundlovsdag, vil førstkommende hverdag være sidste rettidige betalingsdag.

Ovenstående betalingsbetingelser er standard for betalinger fra Århus Kommune.

Ændringer i kontrakten kan kun ske med kommunens og leverandørens skriftlige samtykke.

Parterne er berettiget til at forlange sådanne ændringer i kontrakten, som er nødvendige for at tilpasse kontrakten til ændrede myndighedskrav. Såfremt en part finder, at ændrede forhold berettiger parten til ændringer, skal den anden part orienteres herom bilagt fornøden dokumentation for de ønskede ændringer. Parterne er herefter forpligtede til at gennemføre gensidigt imødekommende forhandlinger med henblik på at tilpasse kontrakten i overensstemmelse med de ændrede forhold.

Leverandøren indestår for, at alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen.

Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed, således at leverancerne kan foregå uforstyrret af fravær i forbindelse med f.eks. ferie, kursus, sygdom mv. og personaleafgang.

Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos kommunen og det andet hos leverandøren.

Således aftalt:

, den

For leverandøren:

_____________________________

For Århus Kommune

Århus, den

_________________________________________

Sundhedsrådmand Niels Erik Eskildsen

_________________________________________

Afdelingschef Carsten Nykjær

[Ikke endelig fortegnelse]

• Godkendelsesmateriale (godkendelsesdokument samt bilag)

• Leverandørens anmodning

• Områder, hvor leverandøren er godkendt

• Spørgsmål og svar

• Eventuelle rettelsesblade mv.